Informativa sulla protezione dei dati della Fondazione di previdenza della Baloise Assicurazione SA

Nell’ambito dell’esecuzione della previdenza professionale trattiamo le categorie di dati indicate di seguito; questa lista tuttavia non è esaustiva.

In caso di cambiamenti dei dati nel corso del tempo (ad es. a causa di un cambiamento di indirizzo, una modifica dello stato civile o un’altra modifica), possiamo continuare a conservare lo stato precedente di tali dati oltre a quello attuale in base ai termini di conservazione prescritti per legge.

Come dati di base indichiamo quei dati fondamentali di cui abbiamo bisogno, insieme ai dati delle persone assicurate (vedasi sotto) per la gestione dei nostri rapporti di previdenza oppure per la cura dei rapporti. I dati di base comprendono in particolare informazioni di contatto (ad es. nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail), informazioni personali (ad es. data di nascita, età, sesso, nazionalità, dati di documenti di identità), altri dati di identificazione (ad es. numero AVS, numero cliente, numero IDI o dati di identificazione fiscale) oppure informazioni sul vostro rapporto con noi (ad es. stato di partner/persona assicurata, storico della persona assicurata). Vengono raccolte anche informazioni sul conto, tra le quali quelle relative alle coordinate bancarie (ad es. numeri di conto).

Fanno parte dei dati di base anche le informazioni sulle persone coinvolte nel trattamento dei dati, ad es. destinatari di corrispondenza, persone di contatto, familiari o altri beneficiari.

Se siete indicati come beneficiari in caso di previdenza, indipendentemente dal fatto che siate o meno allo stesso tempo anche persona assicurata secondo il diritto in materia di previdenza, nel corso del disbrigo delle nostre incombenze in materia di diritto di previdenza, ad es. per il pagamento di prestazioni previdenziali (prestazioni al verificarsi di un caso di previdenza come vecchiaia, decesso o invalidità) oppure per le modifiche, noi raccogliamo e trattiamo i rispettivi dati sulla vostra persona (ad es. nome, data di nascita, stato civile), dati di contatto (ad es. indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail) nonché i dati relativi alle coordinate bancarie per il disbrigo dei pagamenti successivi (ad es. numero di conto).

Se siete persone di contatto di un’azienda con la quale teniamo rapporti commerciali, trattiamo anche i vostri dati come ad es. nome e indirizzo, titolo, funzione in azienda, qualificazioni ed eventualmente dati in merito a superiori e collaboratori. A seconda del settore di attività siamo tenuti anche a una verifica più approfondita dell’impresa in questione e del suo personale, ad es. con una verifica della sicurezza.

Riceviamo i dati di base da parte vostra o da terzi, ad es. da un datore di lavoro affiliato presso la cassa pensioni, altri istituti di previdenza o assicurazione sociale, autorità o dalla persona assicurata che vi ha inseriti come beneficiari nonché da registri pubblici (ad es. il registro di commercio).

I dati contrattuali sono dati ricavati in connessione con la stipula ovvero la gestione di un contratto. Dei dati delle persone assicurate fanno parte dati derivanti da informazioni sulle condizioni di assunzione presso un datore di lavoro affiliato o altri dati relativi al reddito (ad es. data di entrata, grado di occupazione e componente salariale) in connessione con l’entrata di persone assicurate nella cassa pensioni (ad es. informazioni su istituti di previdenza o di libero passaggio precedenti), informazioni su modifiche (ad es. divorzio, acquisti), informazioni in connessione all’elaborazione di casi di previdenza (ad es. comunicazione del verificarsi del caso di previdenza, motivo del verificarsi del caso di previdenza come ad es. vecchiaia, decesso o invalidità e data dell’evento, informazioni in connessione con la verifica del caso di previdenza), informazioni su altri casi di prestazione (ad es. uscita, divorzio, prelievo anticipato PPA) nonché informazioni sulla situazione familiare (ad es. stato civile, beneficiari).

Eseguiamo anche la raccolta di dati personali degni di particolare protezione, ad es. dati relativi alla salute nel quadro di un esame dello stato di salute all’entrata nella cassa pensioni o alla verifica di prestazioni di rischio (ad es. informazioni sullo stato di salute e su precedenti infortuni ovvero malattie, inoltre informazioni di medici coinvolti), nella misura in cui tali informazioni ci servano per la gestione del rapporto assicurativo.

Dei dati delle persone assicurate fanno parte anche dati finanziari, ovvero informazioni in relazione a pagamenti e coordinate bancarie e all’esecuzione di crediti nonché dati relativi al reddito da attività professionale, rendite e in singoli casi sulle abitudini di pagamento (ovvero informazioni su diffide e incasso di crediti).

Normalmente i dati contrattuali e delle persone assicurate vengono richiesti direttamente a voi, ai partner contrattuali e ai terzi coinvolti nella gestione del rapporto assicurativo (ad es. datore di lavoro, altri istituti sociali o di previdenza, medici, autorità, tribunali) ma anche a fonti terze (ad es. Ufficio centrale di compensazione UCC), a persone che vi sono vicine (ad es. familiari, rappresentanti legali) e a registri pubblicamente accessibili (ad es. per la verifica degli estratti del casellario giudiziale in caso di nuovi membri dell’organo supremo). A tale proposito raccogliamo sia questi dati e in parte anche dati relativi alla salute ad es. presso altri assicuratori di previdenza e sociali (ad es. assicuratori precedenti in merito ai rapporti di previdenza finora), fornitori di prestazioni mediche e periti, avvocati esterni o agenzie di informazioni che operano nel settore dell’economia. Se impostate un rapporto di previdenza con noi, esonerate questi uffici dagli eventuali obblighi del segreto. Laddove necessario, vi richiederemo un consenso separato (ad es. nell’ambito dell’esame dello stato di salute al momento dell’entrata).

I dati relativi al verificarsi di un rischio comprendono innanzitutto le informazioni sul rischio concreto di decesso o invalidità, ad es. atto di morte, accertamenti e coordinamento delle prestazioni. Inoltre collaboriamo con terzi, ad es. con altri assicuratori sociali, periti o liquidatori di sinistri esterni a livello nazionale o all’estero da cui riceviamo dati. Al verificarsi del rischio trattiamo inoltre anche dati personali degni di particolare protezione (ad es. dati relativi alla salute o in singoli casi dati in merito a procedure penali). Sulla base della vostra dichiarazione di dispensa dall’obbligo del segreto richiediamo i rispettivi dati dai fornitori di prestazioni (ad es. assicurazione per l’invalidità, assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia, medici, psicologi, persone che svolgono servizi su prescrizione o per conto di un medico, laboratori, ospedali, istituti di cure ambulatoriali o [parzialmente] stazionarie, case di cura). Per chiarire i diritti alle prestazioni, ad es. in caso di regresso, siamo autorizzati a ricevere e trattare anche informazioni sul caso di rischio da altre assicurazioni private e sociali o altri terzi coinvolti.

Se siete in contatto con noi tramite il modulo di contatto, il nostro Servizio clientela, per e-mail, telefono o chat, per lettera o tramite altri mezzi di comunicazione (ad es. portale degli assicurati), raccogliamo i dati scambiati tra noi e voi, inclusi i dati di contatto e i metadati della comunicazione.

Un’eventuale registrazione di telefonate, ad es. a fini di prova o di formazione, viene comunicata in modo specifico. Se non desiderate la registrazione, è sufficiente segnalarcelo o porre fine alla telefonata.

Nel quadro della comunicazione con voi, ad es. in caso di una vostra richiesta di informazioni, vengono raccolti in parte anche dati per accertare la vostra identità (ad es. informazioni di documenti di identità ufficiali, risposte a domande di sicurezza) per evitare di fornire informazioni a terzi non autorizzati.

È possibile che i vostri dati vengano da noi raccolti anche in altre situazioni. Ad esempio, possono risultare dati in connessione con procedure amministrative e giudiziarie (come atti, mezzi di prova) che si riferiscono anche a voi. I dati possono essere raccolti anche per motivi di tutela della salute (ad es. nel quadro di piani di protezione).

I dati qui indicati vengono richiesti principalmente a voi ma anche a terzi (ad es. autorità).

Se chiediamo il vostro consenso per determinate forme di trattamento, vi informiamo separatamente in merito ai rispettivi scopi. Potete revocare i consensi in qualsiasi momento, con effetto per il futuro, mediante comunicazione scritta. Una volta ricevuta la comunicazione relativa alla revoca del consenso, i vostri dati non verranno più trattati per gli scopi originariamente concordati. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento avvenuto sulla base del consenso prima della revoca.

Se non vi viene chiesto il consenso al trattamento, la base legale per il trattamento dei dati personali è rappresentata dal fatto che esso sia necessario per l’avviamento o la gestione di un rapporto di previdenza con voi o che da parte nostra oppure di terzi ci sia un interesse legittimo ad es. a perseguire gli scopi indicati alla precedente cifra 4 e gli obiettivi connessi e a prendere misure corrispondenti.

La nostra attività nel settore della previdenza professionale obbligatoria è regolata dalla normativa sulla previdenza professionale, in particolare dalla LPP e dalla legge federale del 17 dicembre 1993 sul libero passaggio nella previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (legge sul libero passaggio LFLP) e le rispettive ordinanze. In quanto organo federale, trattiamo i vostri dati personali in questo settore nell’ambito delle nostre facoltà legali di trattamento (trattamento dei dati, consultazione degli atti, obbligo del segreto e comunicazione dei dati in base all’art. 85a ss. LPP). Nel settore della previdenza sovraobbligatoria, il nostro trattamento dei dati non è soggetto alle disposizioni sulla protezione dei dati della LLP bensì a quelle della LPD. Se la legge non ritiene necessario un esplicito consenso scritto, la cassa pensioni può inoltrare i vostri dati al datore di lavoro, ad altri istituti di previdenza e di assicurazione sociale o ad altri istituti di assicurazione, in particolare eventuali riassicuratori o autorità. La comunicazione e la trasmissione dei dati a terzi si orienta alle disposizioni di protezione dei dati della LPP. I dati relativi alla salute vengono trattati in modo strettamente confidenziale e sono accessibili solo a una cerchia ristretta di persone.

Nell’ambito del trattamento dei dati personali da parte dei destinatari di cui alla cifra 6 sopra, i dati possono essere trasmessi anche all’estero, ad es. nella trasmissione di dati personali a fornitori di servizi. In determinate circostanze trasmettiamo anche dati a terzi residenti all’estero che sono coinvolti nella gestione dei contratti (ad es. eventuali riassicuratori, autorità e tribunali), nonché ad altri uffici come autorità fiscali straniere.

Il luogo di conservazione dei dati si trova fondamentalmente in Svizzera. In casi eccezionali, i vostri dati possono essere trattati anche in tutto il mondo, ad es. al di fuori della Svizzera o dell’Ue ovvero dello Spazio economico europeo (ossia anche nei cosiddetti stati terzi, come gli USA) a condizione che attraverso una previa valutazione del rischio risulti che l’esternalizzazione non comporta alcun rischio per le persone coinvolte. Molti stati terzi non dispongono attualmente di leggi in grado di garantire un livello di protezione dei dati conforme al diritto sulla protezione dei dati applicabile. Prendiamo pertanto provvedimenti contrattuali per compensare a livello contrattuale la protezione più debole in termini di legge, nonché ulteriori misure (ad es. pseudonimizzazione) per ridurre il rischio di accessi statali all’estero autorizzati dalle legislazioni straniere. Ci basiamo in tal senso sulle garanzie imposte per legge, nella misura in cui il destinatario non sia già soggetto a un regolamento riconosciuto dalla legge per garantire la protezione dei dati e non ci possiamo basare su una deroga. È possibile applicare un’eccezione in particolare in caso di procedure legali all’estero, ma anche in casi di interesse pubblico preponderante o se l’adempimento di un contratto richiede una tale divulgazione, se avete dato il vostro consenso o se si tratta di dati che avete reso generalmente accessibili e al cui trattamento non vi siete opposti.

In conformità con il diritto sulla protezione dei dati applicabile e se le condizioni sono soddisfatte, avete i seguenti diritti:

• potete richiedere che vi venga comunicato se effettuiamo un trattamento dei dati personali che vi riguardano e, in caso affermativo, di che dati si tratta;
• potete richiedere da parte nostra la correzione di dati errati o il completamento di dati incompleti oppure, in misura limitata, di correggerli o integrarli direttamente e in qualsiasi momento nel portale degli assicurati;
• potete richiedere la cancellazione dei vostri dati tranne nel caso in cui siamo obbligati o autorizzati da leggi e normative vigenti alla conservazione degli stessi;
• potete richiedere che i dati che avete messo a disposizione vengano inviati o trasmessi in un formato elettronico di uso comune a un altro responsabile, nella misura in cui il trattamento avvenga sotto forma di trattamento automatizzato, abbiate dato il consenso al trattamento o i vostri dati vengano trattati per la conclusione e il disbrigo del rapporto di previdenza;
• nei casi in cui il trattamento dei dati sia basato sul vostro consenso, avete il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento dei dati avvenuto sulla base del consenso prima della revoca;
• avete eventualmente il diritto di opporvi al trattamento dei vostri dati;
• avete inoltre il diritto di rivolgervi con un ricorso al nostro servizio per la protezione dei dati o a un’autorità incaricata della protezione dei dati competente, se non siete d’accordo con la nostra gestione dei vostri diritti. L’autorità di vigilanza svizzera è raggiungibile all’indirizzo www.edoeb.admin.ch.
  

Si prega di ricordare che questi diritti sono soggetti ai requisiti di legge e che si applicano eccezioni e limitazioni. In particolare, dobbiamo eventualmente proseguire il trattamento dei vostri dati personali e salvarli per adempiere al rapporto di previdenza con voi, tutelare i nostri interessi legittimi come ad esempio rivendicazione, esercizio o difesa di diritti oppure per rispettare gli obblighi imposti dalla legge. Nella misura consentita dalla legge, in particolare a tutela dei diritti e delle libertà di altre persone interessate e a salvaguardia degli interessi legittimi, dobbiamo quindi respingere del tutto o in parte una richiesta da parte degli interessati (ad esempio oscurando determinati contenuti relativi a terzi o ai nostri segreti commerciali). Per poter escludere un uso improprio, dobbiamo identificare l’utente (ad es. con una copia del documento d’identità, se l’identificazione non è possibile in altro modo). Le informazioni correlate al trattamento di richieste degli interessati vengono conservate secondo la durata di conservazione (vedasi cifra 9).

Se volete avvalervi dei vostri diritti, potete scriverci o inviarci una e-mail al seguente indirizzo:

Baloise Assicurazione SA
Servizio per la protezione dei dati
Aeschengraben 21, casella postale
4002 Basel
E-mail: protezionedeidati@baloise.ch

I dati vengono salvati almeno per il tempo necessario al raggiungimento degli scopi precedentemente indicati e alla conservazione a cui siamo tenuti per legge o contratto.

I dati personali possono essere conservati anche per periodi più lunghi, ad esempio se vengono avanzate rivendicazioni nei nostri confronti (durante il periodo di prescrizione legale), se il contratto, la legge o le autorità ci obbligano a farlo o se questo si rende necessario sulla base di giustificati interessi (commerciali) (ad es. a fini di documentazione o prova, richieste degli assicurati). Nel momento in cui i vostri dati non sono più necessari per gli scopi summenzionati, essi vengono cancellati o resi anonimi nell’ambito dei nostri consueti processi di cancellazione.