Informations sur la protection des données de la Fondation de prévoyance de la Baloise Assurance SA

Dans le cadre de la réalisation de la prévoyance professionnelle, nous traitons les catégories de données décrites ci-après, cette liste n’étant pas exhaustive.

Si des données changent au fil du temps (p. ex. en raison d’un changement d’adresse, d’état civil ou d’une autre mutation), nous pouvons continuer à enregistrer, outre l’état actuel, l’état antérieur de ces données dans le cadre des délais de conservation légaux.

Par données de base, nous entendons les données de base dont nous avons besoin, en plus des données des assurés (voir ci-dessous), pour le traitement de nos relations en matière de droit de la prévoyance ou pour l’entretien des relations. Les données de base comprennent notamment les informations de contact (p. ex. nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail), les données personnelles (p. ex. date de naissance, âge, sexe, nationalité, données issues de documents d’identité), d’autres données de vérification de l’identité (p. ex. numéro AVS, numéro de client, numéro IDE ou données d’identification fiscale) ou des informations sur votre relation avec nous (p. ex. statut de partenaire/d’assuré, historique d’assuré·e). Les informations de compte sont également saisies, et entre autres les données relatives aux coordonnées bancaires (p. ex. les numéros de compte).

Les informations sur les personnes concernées par le traitement des données font également partie des données de base, p. ex. les destinataires de la correspondance, les personnes de contact, les membres de la famille ou d’autres personnes bénéficiaires.

Si vous êtes mentionné·e en tant que personne bénéficiaire dans un cas de prévoyance, indépendamment du fait que vous soyez également une personne assurée selon le droit de la prévoyance, nous collectons et traitons les données correspondantes vous concernant (p. ex. nom, date de naissance, état civil), les coordonnées (p. ex. adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) ainsi que les données relatives aux coordonnées bancaires en vue du traitement des paiements ultérieurs (p. ex. numéro de compte) dans le cadre de l’exécution des obligations découlant du droit de la prévoyance – p. ex. en cas de versement de prestations de prévoyance (prestations en cas de survenance d’un cas de prévoyance vieillesse, décès ou invalidité) ou de mutations.

Si vous êtes une personne de contact d’une entreprise avec laquelle nous entretenons des relations commerciales, nous traitons également des données vous concernant, p. ex. votre nom et votre adresse, des informations sur vos titres, votre fonction dans l’entreprise, vos qualifications et, le cas échéant, des informations sur vos supérieurs et vos collaborateurs. Selon le domaine d’activité, nous sommes également tenus d’examiner de plus près l’entreprise concernée et ses collaborateurs, p. ex. par le biais d’un contrôle de sécurité.

Nous recevons des données de base de votre part ou de tiers, p. ex. d’un employeur affilié à la caisse de pension, d’autres institutions de prévoyance ou d’assurance sociale, des autorités ou de la personne assurée que vous avez désignée comme personne bénéficiaire, ainsi que des registres publics (p. ex. le registre du commerce).

Les données contractuelles sont des données générées dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat. Les données des assurés comprennent des données provenant d’indications sur les conditions d’engagement auprès d’un employeur affilié ou d’autres données sur le revenu (p. ex. date d’entrée, taux d’occupation et composante du salaire) en rapport avec l’admission d’assurés dans la caisse de pension (p. ex. informations sur l’ancienne institution de prévoyance ou de libre passage), des informations sur les mutations (p. ex. divorce, rachats), des informations en rapport avec le traitement des cas de prévoyance (p. ex. l’annonce de la survenance du cas de prévoyance, la raison de la survenance du cas de prévoyance comme l’âge, le décès ou l’invalidité et la date de l’événement, des informations en rapport avec l’examen du cas de prévoyance), des informations sur d’autres cas de prestations (p. ex. sortie, divorce, versement anticipé EPL) ainsi que des informations sur votre situation familiale (p. ex. état civil, bénéficiaires).

Nous collectons également des données personnelles sensibles, p. ex. des données sur la santé dans le cadre d’un examen de santé lors de l’admission dans la caisse de pension ou de l’examen des prestations de risque (p. ex. informations sur l’état de santé et sur les accidents ou maladies antérieurs, informations des médecins impliqués), dans la mesure où nous avons besoin de ces données pour traiter le rapport d’assurance.

Les données financières font également partie des données des assurés, c’est-à-dire les données relatives aux paiements et aux coordonnées bancaires et à l’exécution de créances, ainsi que les données relatives aux revenus de l’activité professionnelle, aux rentes et, dans certains cas, au comportement de paiement (c’est-à-dire les données relatives aux sommations et à l’encaissement de créances).

En règle générale, nous collectons les données contractuelles et les données des assurés directement auprès de vous, des partenaires contractuels et des tiers impliqués dans le déroulement du rapport d’assurance (p. ex. employeur, autres institutions sociales ou de prévoyance, médecins, autorités, tribunaux), mais aussi auprès de sources tierces (p. ex. la Centrale de compensation CdC), de personnes de votre entourage (p. ex. membres de votre famille, représentants légaux) et de registres accessibles au public (p. ex. pour vérifier les extraits de casier judiciaire des nouveaux membres de l’organe suprême). Dans ce cadre, nous collectons ces données, parfois aussi des données relatives à la santé, p. ex. auprès d’autres assureurs sociaux et de prévoyance (p. ex. assureurs précédents, concernant les rapports de prévoyance antérieurs), de fournisseurs de prestations médicales et d’experts, d’avocats externes ou de sociétés de renseignements économiques. Si vous concluez un rapport de prévoyance avec nous, vous libérez de ce fait ces entités de leurs éventuelles obligations de garder le secret. Si nécessaire, nous vous demandons un consentement séparé (p. ex. dans le cadre de l’examen de santé à l’admission).

Les données relatives à la survenance d’un cas de risque comprennent en premier lieu des informations sur le cas de risque concret de décès ou d’invalidité, p. ex. l’acte de décès, les clarifications et la coordination des prestations. Pour ce faire, nous collaborons avec des tiers, p. ex. avec d’autres assureurs sociaux, des experts ou des gestionnaires de sinistres externes en Suisse et à l’étranger, dont nous recevons également des données. En cas de risque, nous traitons également des données personnelles sensibles (p. ex. des données relatives à la santé ou, dans certains cas, des données relatives à des procédures pénales). Sur la base de votre déclaration de levée de l’obligation de garder le secret, nous demandons les renseignements correspondants aux fournisseurs de prestations (p. ex. assurance-invalidité, assurance d’indemnité journalière en cas de maladie, médecins, psychologues, personnes prodiguant des soins sur prescription ou sur mandat d’un médecin, laboratoires, hôpitaux, institutions de soins [semi-]stationnaires ou ambulatoires, établissements médico-sociaux). Pour clarifier les droits aux prestations, p. ex. en cas de recours, nous pouvons également recevoir et traiter des informations sur le cas de risque d’autres assurances privées et sociales ou d’autres tiers impliqués.

Lorsque vous prenez contact avec nous par le biais du formulaire de contact, du Service clientèle de Baloise, par e-mail, téléphone ou chat, par lettre ou par d’autres moyens de communication (p. ex. portail des assurés), nous collectons les données échangées entre vous et nous, y compris vos coordonnées et les données secondaires de la communication.

Si nous enregistrons des conversations téléphoniques, p. ex. à des fins de preuve ou de formation, nous vous en informons tout particulièrement. Si vous ne souhaitez pas être enregistré·e, veuillez nous le faire savoir ou mettre fin à votre participation.

Dans le cadre de la communication avec vous, p. ex. lorsque vous faites une demande de renseignements, nous collectons également en partie des données permettant d’établir votre identité (p. ex. des informations tirées de documents d’identité officiels, des réponses à des questions de sécurité), afin d’éviter que nous ne transmettions des renseignements à des tiers non autorisés.

Il est possible que nous collections des données vous concernant dans d’autres situations. Dans le cadre de procédures administratives ou judiciaires, p. ex., des données sont produites (telles que des dossiers, des preuves) qui peuvent également se rapporter à vous. Nous pouvons également collecter des données pour des raisons de protection de la santé (p. ex. dans le cadre de plans de protection).

Nous obtenons les données mentionnées ici en premier lieu auprès de vous, mais aussi auprès de tiers (p. ex. les autorités).

Dans la mesure où nous vous demandons votre consentement pour des traitements spécifiques, nous vous informons séparément des finalités de ces derniers. Vous pouvez à tout moment révoquer par écrit votre consentement pour les traitements futurs. Dès que nous recevons votre notification nous indiquant que vous révoquez votre consentement, nous ne traitons plus les données pour les fins que vous aviez initialement acceptées. La révocation de votre consentement n’affecte pas la licéité du traitement de données effectué avec votre consentement jusqu’à la révocation.

Lorsque nous ne vous demandons pas votre consentement pour un traitement, nous fondons le traitement de vos données personnelles sur le fait que le traitement est nécessaire à l’établissement ou à l’exécution d’un rapport de prévoyance avec vous ou que nous ou des tiers y avons un intérêt légitime, p. ex. pour poursuivre les fins décrites au chiffre 4 ci-dessus et les objectifs qui y sont liés et pour mettre en œuvre les mesures correspondantes.

Notre activité dans le domaine de la prévoyance professionnelle obligatoire est régie par la législation sur la prévoyance professionnelle, en particulier par la LPP et la loi fédérale du 17 décembre 1993 sur le libre passage dans la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (loi sur le libre passage, LFLP) et les ordonnances y relatives. En tant qu’organe fédéral, nous traitons vos données personnelles dans ce domaine dans le cadre de notre pouvoir légal de traitement (traitement de données, consultation du dossier, obligation de garder le secret et communication de données régis par les articles 85a ss LPP). Dans le domaine de la prévoyance surobligatoire, notre traitement des données n’est pas soumis aux dispositions de protection des données de la LPP, mais à celles de la LPD. Dans la mesure où, conformément à la loi, aucun consentement écrit explicite n’est requis, la caisse de pension peut transmettre vos données à l’employeur, à d’autres institutions de prévoyance et d’assurance sociale, à d’autres institutions d’assurance, notamment à d’éventuels réassureurs ou aux autorités. La communication et la transmission de vos données à des tiers sont régies par les dispositions de protection des données de la LPP. Les données relatives à la santé sont traitées de manière strictement confidentielle. Elles ne peuvent être consultées que par un cercle limité de personnes.

Dans le cadre du traitement de vos données personnelles par les destinataires visés au chiffre 6 ci-dessus, vos données peuvent également être transmises à l’étranger, p. ex. lors de la transmission de données personnelles à des prestataires de services. Dans certaines circonstances, nous transmettons également des données à des tiers établis à l’étranger qui participent à l’exécution du contrat (p. ex. éventuels réassureurs, autorités et tribunaux), ainsi qu’à d’autres entités telles que les autorités fiscales étrangères.

Le lieu de stockage des données se trouve en principe en Suisse. Dans des cas exceptionnels, vos données peuvent également être traitées dans le monde entier, entre autres en dehors de la Suisse, de l’UE ou de l’Espace économique européen (c’est-à-dire également dans des pays dits tiers tels que les États-Unis), dans la mesure où une évaluation des risques effectuée au préalable ne révèle, pour les personnes concernées, aucun risque empêchant l’externalisation. À ce jour, de nombreux pays tiers ne disposent pas de lois permettant d’assurer un niveau de protection des données correspondant au droit de la protection des données applicable. C’est pourquoi nous prenons des mesures contractuelles pour compenser contractuellement la protection légale plus faible ainsi que d’autres mesures (p. ex. la pseudonymisation) pour réduire le risque d’accès étatique à l’étranger, autorisé par une législation étrangère. Nous nous appuyons alors sur les garanties exigées par la loi, dans la mesure où le destinataire n’est pas déjà soumis à un règlement légalement reconnu portant sur la garantie de protection des données et où nous ne pouvons pas nous appuyer sur une disposition dérogatoire. Une dérogation peut notamment s’appliquer en cas de procédure judiciaire à l’étranger, mais également dans des cas d’intérêt public prépondérant ou si l’exécution du contrat exige une telle communication, si vous avez donné votre consentement ou s’il s’agit de données que vous avez rendues accessibles et au traitement desquelles vous ne vous êtes pas opposé·e.

Conformément au droit de la protection des données applicable et dans les conditions indiquées, vous avez les droits suivants:

• Vous pouvez demander à savoir si nous traitons vos données personnelles et, dans l’affirmative, de quelles données il s’agit;
• Vous pouvez nous demander de corriger des données erronées ou de compléter des données incomplètes, ou à tout moment les corriger et les compléter vous-même jusqu’à une certaine limite en passant par le portail des assurés.
• Vous pouvez demander l’effacement de vos données, sauf si les lois et directives en vigueur nous obligent ou nous autorisent à les conserver.
• Vous pouvez exiger que les données que vous avez mises à disposition soient remises ou transmises à un autre responsable dans un format électronique courant, dans la mesure où le traitement est effectué à l’aide d’un traitement automatisé, que vous avez consenti au traitement ou que vos données sont traitées pour la conclusion ou l’exécution du rapport de prévoyance;
• Dans les cas où le traitement de données repose sur votre consentement, vous avez le droit de le révoquer à tout moment. La révocation du consentement n’affecte pas la licéité du traitement de données effectué avec votre consentement jusqu’à la révocation;
• Le cas échéant, vous avez le droit de contester le traitement de vos données;
• En cas de désaccord sur notre gestion de vos droits, vous avez en outre le droit de déposer un recours auprès de notre service de protection des données ou auprès de l’autorité de surveillance de la protection des données compétente. Vous pouvez contacter l’autorité de surveillance suisse sur le site: www.edoeb.admin.ch.

Veuillez noter que ces droits sont soumis à des conditions légales, et que des exceptions et restrictions s’appliquent. En particulier, nous pouvons être amenés à enregistrer vos données personnelles ou en poursuivre le traitement pour assurer l’exécution du rapport de prévoyance avec vous, garantir nos propres intérêts légitimes (p. ex. faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice) ou pour respecter des obligations légales. Dans la mesure où la loi l’autorise, en particulier pour protéger les droits et libertés d’autres personnes concernées et pour préserver les intérêts légitimes, nous devons rejeter une requête de la personne concernée en totalité ou en partie (p. ex. en noircissant certains contenus concernant des tiers ou nos secrets commerciaux). Afin de pouvoir exclure tout abus, nous devons vous identifier (p. ex. au moyen d’une copie de pièce d’identité, si aucune autre méthode de vérification de l’identité n’est possible). Nous conservons les informations liées au traitement des requêtes des personnes concernées conformément à la durée de stockage (voir chiffre 9).

Si vous souhaitez faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter par écrit ou par e-mail à l’adresse ci-après.

Baloise Assurance SA
Service de protection des données
Aeschengraben 21
Case postale
4002 Basel
E-mail: protectiondesdonnees@baloise.ch

Vos données seront stockées au moins pour la durée nécessaire à l’accomplissement des fins précitées et aussi longtemps que nous serons tenus légalement ou contractuellement de les conserver.

Les données personnelles peuvent également être conservées plus longtemps, p. ex. si des prétentions sont exercées à notre encontre (pendant le délai de prescription légal), si nous y sommes contraints par contrat, par la loi ou par les autorités, ou encore si des intérêts (commerciaux) légitimes (p. ex. à des fins de documentation ou de preuve, demandes d’assurés) l’exigent. Dès lors que vos données ne sont plus nécessaires aux fins mentionnées plus haut, elles sont effacées dans le cadre de nos processus de suppression habituels ou anonymisées.