Datenschutzinformation der Vorsorgestiftung der Baloise Versicherung AG

Wir bearbeiten im Rahmen der Durchführung der beruflichen Vorsorge die nachfolgend beschriebenen Kategorien von Daten, wobei diese Aufzählung nicht abschliessend ist.

Wenn sich Daten im Laufe der Zeit ändern (z.B. aufgrund einer Adressänderung, einer Zivilstandsänderung oder einer anderen Mutation), können wir neben dem aktuellen auch den früheren Stand dieser Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin speichern.

Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir neben den Versichertendaten (siehe unten) für die Abwicklung unserer vorsorgerechtlichen Beziehungen oder für die Beziehungspflege benötigen. Zu den Stammdaten zählen insbesondere Kontaktinformationen (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse), persönliche Angaben (z.B. Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Nationalität, Daten aus Ausweisdokumenten), weitere Identifikationsdaten (z.B. AHV-Nummer, Kundennummer, UID-Nummer oder Steueridentifikationsdaten) oder Angaben über Ihre Beziehung zu uns (z.B. Partner-/Versichertenstatus, Versichertenhistorie). Erfasst werden auch Kontoinformationen, u.a. Angaben zur Bankverbindung (z.B. Kontonummern).

Auch Angaben zu den von der Datenbearbeitung mitbetroffenen Personen gehören zu den Stammdaten, z.B. Korrespondenzempfänger, Kontaktpersonen, Familienangehörige oder weitere begünstigte Personen.

Wenn Sie im Vorsorgefall als begünstigte Person aufgeführt sind, unabhängig davon, ob Sie gemäss Vorsorgerecht zugleich auch versicherte Person sind, erheben und bearbeiten wir im Zuge der Abwicklung der vorsorgerechtlichen Verpflichtungen – z.B. bei Auszahlung von Vorsorgeleistungen (Leistungen bei Eintritt eines Vorsorgefalls Alter, Tod oder Invalidität) oder Mutationen – entsprechende Angaben zu Ihrer Person (z.B. Name, Geburtsdatum, Zivilstand), Kontaktdaten (z.B. Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie Angaben zur Bankverbindung zwecks Abwicklung der späteren Zahlungen (z.B. Kontonummer).

Wenn Sie eine Kontaktperson eines Unternehmens sind, mit dem wir geschäftliche Beziehungen pflegen, bearbeiten wir ebenfalls Daten über Sie, z.B. Name und Adresse, Angaben zu Titeln, zur Funktion im Unternehmen, zu Qualifikationen und gegebenenfalls Angaben über Vorgesetzte und Mitarbeitende. Je nach Tätigkeitsbereich sind wir auch gehalten, das betreffende Unternehmen und seine Mitarbeitenden näher zu prüfen, z.B. durch eine Sicherheitsprüfung.

Wir erhalten Stammdaten von Ihnen selbst oder von Dritten, z.B. einer bei der Pensionskasse angeschlossenen Arbeitgeberin, anderen Vorsorge- oder Sozialversicherungseinrichtungen, Behörden oder der versicherten Person, die Sie als begünstigte Person eingesetzt haben, sowie aus öffentlichen Registern (z.B. dem Handelsregister).

Vertragsdaten sind Daten, die im Zusammenhang mit einem Vertragsschluss bzw. der Vertragsabwicklung anfallen. Zu den Versichertendaten zählen Daten aus Angaben zu den Anstellungskonditionen bei einer angeschlossenen Arbeitgeberin oder weitere Einkommensdaten (z.B. Eintrittsdatum, Beschäftigungsgrad und Lohnkomponente) im Zusammenhang mit der Aufnahme von Versicherten in die Pensionskasse (z.B. Angaben zur früheren Vorsorge- oder Freizügigkeitseinrichtung), Angaben über Mutationen (z.B. Scheidung, Einkäufe), Angaben im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Vorsorgefällen (z.B. die Meldung des Eintritts des Vorsorgefalls, Grund des Eintritts des Vorsorgefalls wie etwa Alter, Tod oder Invalidität und das Ereignisdatum, Angaben im Zusammenhang mit der Prüfung des Vorsorgefalls), Angaben über andere Leistungsfälle (z.B. Austritt, Scheidung, WEF-Vorbezug) sowie Angaben zu Ihrer familiären Situation (z.B. Zivilstand, Begünstigte).

Wir erfassen auch besonders schützenswerte Personendaten, z.B. Gesundheitsdaten im Rahmen einer Gesundheitsprüfung bei Aufnahme in die Pensionskasse oder der Überprüfung von Risikoleistungen (z.B. Angaben zum Gesundheitszustand und zu früheren Unfällen bzw. Krankheiten, ferner Angaben von involvierten Ärzten), soweit wir diese Angaben zur Abwicklung des Versichertenverhältnisses benötigen.

Zu den Versichertendaten gehören auch Finanzdaten, d.h. Angaben im Zusammenhang mit Zahlungen und Bankverbindungen und mit der Vollstreckung von Forderungen sowie Angaben zu Einkommen aus Berufstätigkeit, Renten und vereinzelt zum Zahlungsverhalten (d.h. Angaben bezüglich Mahnungen und Inkasso von Forderungen).

Wir erheben Vertrags- und Versichertendaten in der Regel direkt von Ihnen, von Vertragspartnern und von in die Abwicklung des Versichertenverhältnisses involvierten Dritten (z.B. Arbeitgeberin, anderen Sozial- oder Vorsorgeeinrichtungen, Ärzten, Behörden, Gerichten), aber auch von Drittquellen (z.B. der Zentralen Ausgleichsstelle ZAS), von Personen aus Ihrem Umfeld (z.B. Familienangehörigen, Rechtsvertretern) und aus öffentlich zugänglichen Registern (z.B. zur Überprüfung von Strafregisterauszügen bei neuen Mitgliedern im obersten Organ). Dabei erheben wir diese Daten, teilweise auch Gesundheitsdaten z.B. bei anderen Vorsorge- und Sozialversicherern (z.B. Vorversicherern, betreffend die bisherigen Vorsorgeverhältnisse), medizinischen Leistungserbringern und Sachverständigen, externen Anwälten oder Wirtschaftsauskunfteien. Wenn Sie ein Vorsorgeverhältnis mit uns eingehen, entbinden Sie diese Stellen dadurch von allfälligen Geheimhaltungspflichten. Sofern notwendig, holen wir eine separate Einwilligung von Ihnen ein (z.B. im Rahmen der Gesundheitsprüfung bei Eintritt).

Zu den Daten bei Eintreten eines Risikofalls zählen in erster Linie Angaben zum konkreten Risikofall Tod oder Invalidität, z.B. Todesschein, Abklärungen und Koordination der Leistungen. Dazu arbeiten wir mit Dritten zusammen, z.B. mit anderen Sozialversicherern, Sachverständigen oder externen Schadenregulierern im In- und Ausland, von denen wir ebenfalls Daten erhalten. Wir bearbeiten im Risikofall zusätzlich besonders schützenswerte Personendaten (z.B. Gesundheitsdaten oder vereinzelt Daten zu strafrechtlichen Verfahren). Gestützt auf Ihre Schweigepflichtentbindungserklärung, holen wir bei Leistungserbringern (z.B. Invalidenversicherung, Krankentaggeldversicherung, Ärzten, Psychologen, Personen, die auf Anordnung oder im Auftrag eines Arztes Leistungen erbringen, Laboratorien, Spitälern, Einrichtungen zur [teil-]stationären oder ambulanten Krankenpflege, Pflegeheimen) entsprechende Auskünfte ein. Zur Klärung von Leistungsansprüchen, z.B. im Regressfall, können wir auch Angaben zum Risikofall von anderen Privat- und Sozialversicherungen oder anderen involvierten Dritten erhalten und bearbeiten.

Wenn Sie über das Kontaktformular, den Kundendienst von Baloise, per E-Mail, Telefon oder Chat, brieflich oder über sonstige Kommunikationsmittel (z.B. Versichertenportal) mit uns in Kontakt stehen, erfassen wir die zwischen Ihnen und uns ausgetauschten Daten, einschliesslich Ihrer Kontaktdaten und der Randdaten der Kommunikation.

Wenn wir Telefongespräche aufzeichnen, z.B. zu Beweis- oder Schulungszwecken, weisen wir Sie besonders darauf hin. Wenn Sie keine Aufzeichnung wünschen, teilen Sie uns dies bitte mit oder beenden Sie Ihre Teilnahme.

Wir erheben im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen, z.B. wenn Sie ein Auskunftsbegehren stellen, teilweise auch Daten zur Feststellung Ihrer Identität (z.B. Informationen aus amtlichem Ausweisdokumenten, Antworten auf Sicherheitsfragen), um zu verhindern, dass wir Auskünfte an unberechtigte Dritte herausgeben.

Es ist möglich, dass wir Daten von Ihnen auch in weiteren Situationen erheben. Im Zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren etwa fallen Daten an (wie Akten, Beweismittel), die sich auch auf Sie beziehen können. Aus Gründen des Gesundheitsschutzes können wir ebenfalls Daten erheben (z.B. im Rahmen von Schutzkonzepten).

Wir beziehen die hier genannten Daten in erster Linie von Ihnen, aber auch von Dritten (z.B. Behörden).

Soweit wir Sie für bestimmte Formen der Bearbeitung um Ihre Einwilligung bitten, informieren wir Sie gesondert über die entsprechenden Zwecke der Bearbeitung. Einwilligungen können Sie jederzeit durch eine schriftliche Mitteilung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sobald wir die Mitteilung über den Widerruf Ihrer Einwilligung erhalten haben, werden wir Ihre Daten nicht mehr für die Zwecke bearbeiten, denen Sie ursprünglich zugestimmt haben. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung nicht berührt.

Wo wir Sie nicht um eine Einwilligung für eine Bearbeitung bitten, stützen wir die Bearbeitung Ihrer Personendaten darauf, dass die Bearbeitung für die Anbahnung oder Abwicklung eines Vorsorgeverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist oder dass wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse daran haben, z.B. um die vorstehend unter Ziffer 4 beschriebenen Zwecke und damit verbunden Ziele zu verfolgen und entsprechende Massnahmen durchzuführen.

Unsere Tätigkeit im Bereich der obligatorischen beruflichen Vorsorge wird durch die Gesetzgebung über die berufliche Vorsorge geregelt, insbesondere durch das BVG und das Bundesgesetz vom 17. Dezember 1993 über die Freizügigkeit in der beruflichen Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (Freizügigkeitsgesetz, FZG) und die zugehörigen Verordnungen. Als Bundesorgan bearbeiten wir Ihre Personendaten in diesem Bereich im Rahmen unserer gesetzlichen Bearbeitungsbefugnisse (Datenbearbeitung, Akteneinsicht, Schweigepflicht sowie Datenbekanntgabe richten sich nach Art. 85a ff. BVG). Im Bereich der überobligatorischen Vorsorge untersteht unsere Datenbearbeitung nicht den Datenschutzbestimmungen des BVG, aber jenen des DSG. Soweit gemäss Gesetz keine ausdrückliche, schriftliche Einwilligung erforderlich ist, kann die Pensionskasse Ihre Daten an die Arbeitgeberin, andere Vorsorge- und Sozialversicherungseinrichtungen, andere Versicherungseinrichtungen, namentlich allfällige Rückversicherer oder Behörden, weitergeben. Die Bekannt- und Weitergabe Ihrer Daten an Dritte richtet sich nach den Datenschutzbestimmungen des BVG. Gesundheitsdaten werden streng vertraulich behandelt. Sie sind nur für einen eingeschränkten Personenkreis einsehbar.

Im Zuge der Bearbeitung Ihrer Personendaten durch die Empfänger gemäss Ziffer 6 oben können Ihre Daten auch ins Ausland übermittelt werden, z.B. bei der Übermittlung von Personendaten an Dienstleister. Unter Umständen übermitteln wir auch Daten an im Ausland ansässige Dritte, die an der Vertragsabwicklung beteiligt sind (z.B. allfällige Rückversicherer, Behörden und Gerichte), sowie an weitere Stellen wie ausländische Steuerbehörden.

Der Ort der Datenhaltung befindet sich grundsätzlich in der Schweiz. In Ausnahmefällen können Ihre Daten auch weltweit bearbeitet werden, u.a. ausserhalb der Schweiz oder der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (d.h. auch in sogenannten Drittstaaten wie z.B. den USA), sofern eine vorgängig durchgeführte Risikobeurteilung keine der Auslagerung entgegenstehenden Risiken für die betroffenen Personen aufzeigt. Viele Drittstaaten verfügen derzeit nicht über Gesetze, die ein dem anwendbaren Datenschutzrecht entsprechendes Datenschutzniveau gewährleisten. Wir treffen deshalb vertragliche Vorkehrungen, um den schwächeren gesetzlichen Schutz vertraglich auszugleichen, sowie weitere Massnahmen (z.B. Pseudonymisierung), um das Risiko staatlicher, durch ausländische Gesetzgebung autorisierter Zugriffe im Ausland zu reduzieren. Wir stützen uns dabei auf die gesetzlich geforderten Garantien, soweit der Empfänger nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegenden öffentlichen Interesses oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Ihre Einwilligung vorliegt oder wenn es sich um Daten handelt, die Sie allgemein zugänglich gemacht haben und deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.

Sie haben nach Massgabe des anwendbaren Datenschutzrechts und bei gegebenen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir Ihre Personendaten bearbeiten und falls ja, um welche Daten es sich handelt;
• Sie können von uns die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten verlangen oder diese Daten in begrenztem Umfang über das Versichertenportal jederzeit selbst berichtigen bzw. ergänzen;
• Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit wir nicht aufgrund geltender Gesetze und Vorschriften zur Aufbewahrung Ihrer Daten verpflichtet oder ermächtigt sind;
  Sie können verlangen, dass die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten herausgegeben oder in einem gängigen elektronischen Format an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, sofern die Bearbeitung mit Hilfe automatisierter Bearbeitung erfolgt, Sie in die Bearbeitung eingewilligt haben, oder Ihre Daten für den Abschluss oder die Abwicklung des Vorsorgeverhältnisses bearbeitet werden;
• In Fällen, in denen die Datenbearbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenbearbeitung nicht berührt;
• Sie haben gegebenenfalls das Recht, der Bearbeitung Ihrer Daten zu widersprechen;
• Sie haben zudem das Recht, sich mit einer Beschwerde an unsere Datenschutzfachstelle oder an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten nicht einverstanden sind. Sie erreichen die Schweizer Aufsichtsbehörde unter www.edoeb.admin.ch.
  

Beachten Sie bitte, dass diese Rechte gesetzlichen Voraussetzungen unterstehen und Ausnahmen sowie Einschränkungen gelten. Insbesondere müssen wir Ihre Personendaten gegebenenfalls weiterbearbeiten und -speichern, um das Vorsorgeverhältnis mit Ihnen zu erfüllen, eigene schutzwürdige Interessen zu wahren, wie etwa die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder um gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten. Soweit rechtlich zulässig, insbesondere zum Schutz der Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen sowie zur Wahrung schutzwürdiger Interessen, müssen wir daher ein Betroffenenbegehren auch ganz oder teilweise ablehnen (z.B. indem wir bestimmte Inhalte, die Dritte oder unsere Geschäftsgeheimnisse betreffen, schwärzen). Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, sofern die Identifikation anderweitig nicht möglich ist). Informationen im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Betroffenenbegehren bewahren wir gemäss der Speicherdauer (siehe Ziffer 9) auf.

Wollen Sie Ihre Rechte wahrnehmen, so können Sie uns schriftlich oder per E-Mail unter der folgenden Adresse kontaktieren:

Baloise Versicherung AG
Datenschutzfachstelle
Aeschengraben 21, Postfach
4002 Basel
E-Mail: datenschutz@baloise.ch

Ihre Daten werden mindestens so lange gespeichert, wie es für die Erreichung der vorgenannten Zwecke erforderlich ist und wir zur Aufbewahrung gesetzlich oder vertraglich verpflichtet sind.

Die Personendaten können auch länger aufbewahrt werden, z.B. wenn Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden (während der gesetzlichen Verjährungsfrist), wir anderweitig vertraglich, gesetzlich oder behördlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte (Geschäfts-)Interessen (z.B. Dokumentations- und Beweiszwecke, Versichertenanfragen) dies erfordern. Sobald Ihre Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie im Rahmen unserer üblichen Löschprozesse gelöscht oder anonymisiert.