Informativa sulla protezione dei dati di Helvetia

In seno al gruppo Helvetia Baloise i servizi di seguito elencati sono responsabili del trattamento dei dati qui descritto. Il servizio responsabile nel vostro caso concreto è quello che vi ha contattato in merito alla presente informativa sulla protezione dei dati.

• Helvetia Baloise Holding SA, Aeschengraben 214051 Basel
  
• Helvetia Compagnia Svizzera d’Assicurazioni SA, Dufourstrasse 40, 9001 St. Gallen
  
• Helvetia Compagnia Svizzera d’Assicurazioni sulla Vita SA, St. Alban-Anlage 26, 4052 Basel
  
• Baloise Asset Management SA, Aeschengraben 21, 4051 Basilea
• Baloise Asset Management International SA, Aeschengraben 21, 4051 Basilea
• Fondazione di previdenza della Baloise Assicurazione SA, c/o Helvetia Compagnia Svizzera d’Assicurazioni sulla Vita SA, St. Alban-Anlage 26, 4052 Basel
• Drei Linden Immobilien AG,  c/o Helvetia Compagnia Svizzera d’Assicurazioni sulla Vita SA, St. Alban-Anlage 26, 4052 Basel
• Baloise Swiss Property Fund, c/o Baloise Asset Management SA, Aeschengraben 21, 4051 Basilea

(di seguito denominate «noi»).

Per domande relative alla protezione dei dati e ai diritti degli interessati, è possibile contattare Helvetia utilizzando la parola chiave "Protezione dei dati". In questo modo si verrà messi in contatto con il responsabile della protezione dei dati o il consulente per la protezione dei dati di Helvetia.

Helvetia Assicurazioni SA
Servizio di protezione dei dati
St. Alban Anlage 26
4002 Basilea

E-mail: datenschutz@helvetia.ch

Utilizziamo i vostri dati principalmente per concludere ed eseguire contratti, in particolare ai fini di gestione di immobili, del patrimonio del gruppo e dei capitali investiti dei clienti.
Prima della conclusione di un contratto i vostri dati vengono trattati per l’esecuzione di procedure precontrattuali, al fine di offrirvi la relativa consulenza e contattarvi a tal proposito.

Nel quadro dell’avviamento di un contatto i vostri dati – in particolare dati di base, dati contrattuali e dati di comunicazione – vengono raccolti da noi o risultano dalla comunicazione. Per la stipula di un contratto possiamo raccogliere e trattare anche indicazioni sulla vostra persona (ad es. informazioni sull’identità e la cittadinanza), indicazioni sulle vostre condizioni finanziarie e solvibilità (ad es. indicazioni su professione, reddito ed esecuzioni pendenti), indicazioni sulla situazione professionale (ad es. indicazioni su indirizzo aziendale, dati di occupazione) e dati per la vostra identificazione (ad es. indicazioni contrattuali, numero di telefono, carta d’identità). Sempre in connessione con la stipula del contratto possono essere richieste informazioni economiche e sulla solvibilità.

Se il rapporto contrattuale viene perfezionato, il trattamento dei vostri dati da parte nostra avviene per l’esecuzione del rapporto contrattuale, in particolare per la fornitura e la richiesta di prestazioni contrattuali, per la fatturazione e per la comunicazione con voi. Questo comprende anche la consulenza e l’assistenza ai clienti, l’attuazione di diritti legali derivanti da contratti (incasso, procedimenti giudiziari ecc.) nonché la contabilità e la cessazione di contratti. In questo quadro il trattamento riguarda in particolare dati di base, dati contrattuali e dati di comunicazione.

I dati di base e i dati contrattuali vengono trattati in particolare anche per l’avviamento e la gestione dei contratti nella collaborazione con altre imprese, ad es. nel rapporto con imprese legate da un contratto d’opera o fornitori di servizi.

• Gestione immobiliare: possiamo trattare i vostri dati per gestire i nostri immobili e i relativi impianti tecnici e apparecchiature. Ne abbiamo bisogno in particolare per la pianificazione ed esecuzione di riparazioni, la contabilità dell’immobile, eventuali interventi di riparazione, manutenzione e modernizzazione, nonché per notifiche di sinistri, riparazione dei danni e liquidazione dei sinistri. Nel singolo caso può essere necessaria la trasmissione dei vostri dati a terzi (ad es. locatario, portinaio) per tali finalità. In tali situazioni il trattamento riguarda in particolare i vostri dati di base, i dati contrattuali e di comunicazione, nonché dati di conteggi e protocolli.
  
  
• Gestione patrimoniale e del portafoglio nel settore degli immobili: per garantire un’amministrazione senza problemi dei nostri immobili, i vostri dati possono essere trattati nel quadro della gestione patrimoniale e del portafoglio nel settore degli immobili. Le finalità concrete del trattamento dei dati risultano dal relativo servizio (ad es. redazione di analisi del fabbisogno, valutazioni e analisi, amministrazione e gestione di immobili). Per ottimizzare la nostra strategia di investimento, portafoglio e gestione dei rischi, è possibile che i vostri dati personali e le informazioni di contatto vengano trasmessi a responsabili della valutazione di un immobile che sono tenuti per contratto alla riservatezza. In questo caso vengono trattati in particolare i vostri dati di base, contrattuali e di comunicazione.
  
  
• Commercio di immobili: nel processo relativo alla vendita e all’acquisto dei nostri immobili i vostri dati vengono trattati anche per la negoziazione, la stesura, la conclusione e l’esecuzione del contratto di compravendita, per l’atto pubblico e per la consegna ovvero la presa in consegna dell’immobile nonché per la copertura e la riscossione degli obblighi di pagamento. Prima di procedere con le transazioni immobiliari, eseguiamo una verifica di due diligence sull’immobile che si intende acquistare. I vostri dati possono essere da noi trattati per la rilevazione e la valutazione dei rischi operativi, giuridici, processuali e strutturali nonché per la conduzione di trattative sul prezzo di acquisto. In questo caso vengono trattati in particolare i dati di base e contrattuali (ad es. dati relativi al contratto di compravendita, dati da accordi di diritto privato e regolamenti di una comunione di proprietari per piani) nonché dati di registri pubblicamente accessibili (ad es. estratti dal registro fondiario) e progetti.
  
  
• Costruzione e sviluppo: nel quadro della progettazione e della realizzazione di progetti edili nonché, tra l’altro, nell’assistenza e nella rappresentanza della committenza, nell’eliminazione di difetti, nell’analisi dello stato degli immobili, nell’amministrazione edilizia, nella presentazione delle offerte e nell’aggiudicazione degli appalti, noi e i terzi incaricati (ad es. progettisti, appaltatori) trattiamo in particolare informazioni sulla vostra persona (ad es. recapito, nome, indirizzo) e dati relativi al vostro conto bancario (ad es. numero di conto bancario). Possiamo trattare i vostri dati e comunicarli a terzi (ad es. periti) per la verifica e la rivendicazione di vizi della cosa nonché per l’esecuzione di misure di garanzia. A questo fine vengono trattati in particolare i vostri dati di base, i dati contrattuali e di comunicazione nonché dati di progetti, perizie e protocolli.
  

I vostri dati possono essere trattati per adempiere ed eseguire i nostri servizi di amministrazione del patrimonio. I dati vengono da noi utilizzati in particolare nel quadro di acquisizione, gestione dei contratti, gestione del portafoglio di titoli e commercio di titoli e valute, gestione del rischio e Cash Management, disbrigo di transazioni, gestione delle scorte e degli strumenti finanziari, monitoraggio e miglioramento delle nostre performance di investimento, contabilità di investimenti e fondi, analisi delle performance delle nostre controparti e broker nell’esecuzione delle transazioni, reporting e sistemi di notifica. Per ottimizzare la nostra attività amministrativa, i vostri dati (ad es. nome e indirizzo aziendale, indicazioni su titoli e funzione nell’impresa) possono essere trasmessi ad altri Investment Manager, che sono tenuti per contratto alla riservatezza. A questo fine vengono trattati in particolare i vostri dati di base, contrattuali e di comunicazione.

Al fine di prevenire danni materiali e garantire la sicurezza delle persone, possiamo utilizzare telecamere e altri sistemi di videosorveglianza, nonché visionare e analizzare le relative registrazioni. Questi sistemi vengono eventualmente installati in modo che vengano riprese solo le immagini necessarie per il suddetto scopo. La videosorveglianza viene segnalata alle persone interessate con un apposito cartello.

I dati necessari per le valutazioni statistiche e le analisi dei dati vengono aggregati e non consentono più di risalire alla vostra identità. I dati aggregati sono necessari per redigere statistiche specifiche del cliente o per valutazioni e analisi dei dati specifiche su determinati temi e per il reporting sul portafoglio. I dati di tutti i contratti esistenti – anche in questo caso senza possibilità di risalire alla vostra persona – vengono utilizzati per adempiere ai nostri obblighi derivanti da contratti di locazione, per analizzare l’intera anagrafica locatori e per eseguire la rendicontazione dei dati energetici (ad es. nel quadro della riduzione di CO2).

I vostri dati possono essere impiegati per inviarvi pubblicità su prodotti e servizi nostri, di società appartenenti al gruppo Helvetia Baloise e di partner, ad es. sotto forma di newsletter o altri contatti regolari (tramite e-mail o posta, per telefono o nel quadro di altre attività di marketing come ad es. concorsi, eventi). A tal fine utilizziamo in particolare i vostri dati di comunicazione.

Nel quadro della gestione delle relazioni con i clienti e per garantire un’interazione efficiente e senza problemi con la nostra clientela, viene effettuata la documentazione e la gestione dei dati personali (ad es. nome, funzione, indirizzi di persone di contatto di investitori attuali e potenziali, intermediari e altri partner commerciali). In questo caso vengono trattati in particolare i vostri dati di base, contrattuali e di comunicazione.

Per adattare le offerte alle vostre esigenze e a vostri interessi, alcune delle nostre comunicazioni vengono personalizzate per poterci rivolgere a voi in modo individuale. A tale fine vengono combinati in particolare dati di base, dati contrattuali, dati relativi al comportamento e dati di comunicazione, individuando dati relativi alle preferenze come ulteriore base di personalizzazione. È anche possibile la creazione di profili di interessi che vi riguardano e l’assegnazione a gruppi pubblicitari.

Se non desiderate che i vostri dati siano trattati per scopi di marketing, vi invitiamo a comunicarcelo (si vedano i recapiti indicati al numero 9).

Ci impegniamo a sviluppare continuamente i nostri servizi per rispondere alle vostre esigenze. Vi contattiamo quindi per le nostre ricerche di mercato e utilizziamo in forma anonimizzata i risultati per rispondere a svariate domande all’interno della nostra azienda. Per accertare la soddisfazione della clientela è anche possibile che vi vengano poste domande in merito alle vostre esperienze con noi. Utilizziamo le vostre risposte anche per contattarvi personalmente, per elaborare attivamente le vostre richieste e per migliorare i nostri processi interni. Raccogliamo, memorizziamo e trattiamo i vostri dati per la valutazione, il miglioramento e per lo sviluppo di nuovi prodotti e servizi. A tal fine analizziamo quali prodotti vengono utilizzati da quali gruppi di persone e quali adeguamenti potrebbero essere necessari in futuro. I risultati di queste analisi vengono ricavati in forma fondamentalmente pseudonimizzata o anonima. A tale scopo viene eseguito il trattamento dei dati di base, dei dati relativi al comportamento e alle preferenze, nonché dei dati di comunicazione descritti in precedenza.

Al fine di ottemperare alle leggi e agli obblighi normativi (ad es. legge e ordinanza sui servizi finanziari, ordinanze e circolari dell’Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari (FINMA), indagini sul riciclaggio di denaro, leggi fiscali), dobbiamo sottoporre i dati a verifiche più dettagliate (ad es. in relazione a identità, diritto economico a fondi o rapporti di partecipazione in imprese nonché confronto automatizzato con liste di controllo esterne) e scambiare in parte questi dati all’interno del gruppo Helvetia Baloise. In determinati casi possiamo essere tenuti a riferire eventuali comunicazioni alle autorità o a divulgare documenti. I vostri dati personali possono essere trattati nell’ambito di accertamenti interni ed esterni, ad esempio da parte di autorità di perseguimento penale e di vigilanza o di un ufficio privato incaricato.

Date le prescrizioni della FINMA, siamo tenuti a registrare le conversazioni telefoniche interne ed esterne di tutti i collaboratori che operano nel commercio di valori mobiliari e a conservare la corrispondenza elettronica e i dati delle conversazioni telefoniche effettuate da tali collaboratori tramite un telefono aziendale per una durata di due anni nonché a renderle eventualmente accessibili alla FINMA. Se siete in contatto con i nostri collaboratori addetti al commercio di valori mobiliari anche le vostre comunicazioni possono essere interessate da tali registrazioni.

Il trattamento dei vostri dati può essere effettuato anche per altre finalità, e precisamente nel quadro dei nostri processi interni e della nostra amministrazione. Tra queste rientrano finalità di formazione, perfezionamento e amministrazione (ad es. l’amministrazione dei dati di base, la contabilità, l’archiviazione dei dati nonché la gestione e il miglioramento continuo dell’infrastruttura IT), la salvaguardia dei nostri diritti (ad es. per attuare rivendicazioni giudiziarie, extragiudiziarie o anteriori al processo e innanzi ad autorità a livello nazionale o estero oppure per difenderci da rivendicazioni ad es. con assicurazione delle prove, accertamenti giuridici e la partecipazione a procedure giudiziarie o delle autorità) e per la valutazione e il miglioramento dei processi interni. Nel quadro dello sviluppo aziendale possiamo anche vendere attività, parti dell’azienda o imprese ad altre imprese o acquistarle da esse oppure costituire collaborazioni, e anche questo può comportare lo scambio e il trattamento dei dati necessari a tale scopo.

Nella misura necessaria alla conclusione risp. all’esecuzione del contratto, i dati possono essere scambiati anche con altre società appartenenti al gruppo Helvetia Baloise («società del gruppo»).

Alle società del gruppo Helvetia Baloise (si veda il numero 4.8) possono essere trasmessi dati in parte anche per l’adempimento di obblighi di legge (ad es. nell’ambito di accertamenti per la lotta contro il riciclaggio di denaro).

I vostri dati di contatto e i dati contrattuali di base vengono utilizzati anche per offerte personalizzate di prodotti e servizi delle società del gruppo e di altre società appartenenti al gruppo Helvetia Baloise in Svizzera. Tenete presente che a questo scopo possiamo rendere accessibili a tali società i dati precedentemente indicati.

Al fine di proporvi offerte relative a prodotti e servizi o di promuoverli, possiamo trasmettere i vostri dati di base e contrattuali nonché i dati relativi al comportamento e alle preferenze anche all’interno del gruppo Helvetia Baloise (ad es. Banca Baloise) per la presa di contatto e la presentazione di offerte personalizzate.

Se non desiderate che i vostri dati siano utilizzati o trasmessi per tali finalità, avete la possibilità di comunicarcelo oppure di negare o revocare il consenso prestato (si vedano i recapiti indicati al numero 9).

L’elenco delle società del gruppo Helvetia Baloise può essere richiesto all’indirizzo postale o e-mail specificati qui di seguito al numero 9.

Per garantire una gestione patrimoniale e immobiliare efficiente e accurata possiamo affidare determinati compiti, in particolare nel quadro della gestione amministrativa, tecnica e finanziaria, a imprese giuridicamente indipendenti in Svizzera e all’estero, tra cui fornitori di servizi che trattano dati su nostro incarico («responsabili del trattamento») (ad es. amministratori patrimoniali, intermediari, fiduciari, asset e portfolio manager, hardware IT, software, fornitori di servizi di consulenza). In questo caso i dati registrati presso di noi che vi riguardano possono essere trasmessi per le finalità indicate al numero 4. Tali fornitori di servizi sono tenuti contrattualmente a rispettare le finalità del trattamento dei dati da noi stabilite e la normativa vigente in materia di protezione dei dati.

Se trasmettiamo i vostri dati a responsabili del trattamento, adottiamo misure atte a garantire che i nostri standard normativi vengano rispettati e che i vostri dati siano protetti in misura adeguata. I nostri fornitori di servizi sono tenuti a rispondere a una serie di misure tecniche ed organizzative (ad es. misure in relazione a management della sicurezza delle informazioni, valutazione della sicurezza delle informazioni, sicurezza delle informazioni). Nella misura in cui sia previsto dalla legge o dal contratto, tali fornitori di servizi possono ricorrere a loro volta a terzi alle stesse condizioni.

In una vendita potenziale o effettiva di valori patrimoniali siamo autorizzati a comunicare i vostri dati a eventuali interessati all’acquisto o acquirenti, nella misura in cui tali dati siano necessari all’esecuzione della transazione o forniscano informazioni su un fattore determinante per il valore del bene, e il valore patrimoniale debba essere esaminato nel dettaglio per la presentazione di un’offerta vincolante del potenziale acquirente. In questo caso possiamo in particolare trasmettere a interessati all’acquisto e acquirenti informazioni da contratti e documentazioni relative a immobili e locatari.

Se, nell’ambito di un contratto di compravendita, siete assistiti da un mediatore, quest’ultimo riceve le informazioni che vi riguardano derivanti dai dati registrati presso di noi, affinché possa fornirvi assistenza e consulenza nonché commercializzare i nostri immobili (ad es. importo del prezzo di acquisto, adempimento e cessazione del contratto). A tale proposito ci atteniamo alla procura che avete conferito al mediatore. Anche i mediatori sono tenuti a rispettare le disposizioni della legge federale sulla protezione dei dati.

Per la progettazione e la realizzazione di progetti edili possiamo trasmettere i vostri dati a terzi, in particolare a progettisti, appaltatori e subappaltatori, nella misura in cui la comunicazione sia necessaria alla fornitura della prestazione d’opera o di progettazione concordata. Anche tali soggetti sono tenuti per legge e per contratto a rispettare le disposizioni della legge federale sulla protezione dei dati.

Inoltriamo i vostri dati a uffici, tribunali e altre autorità in Svizzera e all’estero se siamo tenuti o autorizzati a farlo per legge oppure se ciò si rende necessario al fine di tutelare i nostri interessi. Ciò comprende la soddisfazione di obblighi di comunicazione previsti dalla legge, la tutela di diritti (ad es. iscrizione di un’operazione immobiliare nel registro fondiario), la difesa da crediti e l’adempimento di requisiti di legge (ad es. nel quadro di procedure giudiziarie, extragiudiziarie, anteriori al processo e procedure delle autorità nonché nel quadro di obblighi di legge di informazione e di collaborazione).

Una comunicazione dei dati avviene anche se riceviamo informazioni da uffici pubblici (ad es. in connessione con la verifica di un indirizzo).

Ai fini della verifica della vostra solvibilità con l’ausilio di società di informazioni commerciali e del conferimento di incarichi a società di recupero crediti (ad es. per il recupero di pagamenti scoperti) possiamo rendere accessibili a tali imprese i vostri dati (in riferimento a eventuali cambiamenti delle abitudini di pagamento prima e durante la validità del contratto). Il nostro interesse legittimo a questo proposito consiste nell’evitare ritardi nel pagamento e mancati pagamenti. Queste società salvano i dati personali dei clienti e possono trasmetterli nell’ambito della loro attività a un altro partner contrattuale se, nel singolo caso, il partner ha dimostrato in modo plausibile un interesse legittimo alla trasmissione dei dati.

I vostri dati possono inoltre essere resi noti per le finalità sopra indicate anche ad altri destinatari (ad es. assicuratori, amministratori immobiliari, gestori di attività, fornitori, locatari, fornitori di servizi di telecomunicazione, responsabili della valutazione di immobili, periti, investment manager, soggetti coinvolti in procedimenti giuridici o acquirenti di valori patrimoniali o divisioni operative di Baloise o Helvetia). Nello specifico, altre persone possono essere eventuali destinatari di un pagamento, mandatari, banche corrispondenti, altri istituti finanziari e altri soggetti coinvolti in un negozio giuridico.