Datenschutzinformation Helvetia

In der Helvetia Baloise Gruppe gibt es für die hier beschriebene Datenbearbeitung die unten aufgeführten verantwortlichen Stellen. Die jeweils für Ihren konkreten Fall verantwortliche Stelle ist diejenige, die Sie mit der vorliegenden Datenschutzinformation kontaktiert hat.

• Helvetia Baloise Holding AG, Aeschengraben 21, 4051 Basel
• Helvetia Schweizerische Versicherungsgesellschaft AG, Dufourstrasse 40, 9000 St. Gallen
• Helvetia Schweizerische Lebensversicherungsgesellschaft AG, St. Alban-Anlage 26, 4052 Basel
• Baloise Asset Management AG, Aeschengraben 21, 4051 Basel
• Baloise Asset Management International AG, Aeschengraben 21, 4051 Basel
• Baloise Versicherung AG, Aeschengraben 21, 4051 Basel
• Vorsorgestiftung der Baloise Versicherung AG, c/o Baloise Versicherung AG, Aeschengraben 21, 4051 Basel
• Drei Linden Immobilien AG, c/o Baloise Versicherung AG, Aeschengraben 21, 4051 Basel
• Baloise Swiss Property Fund, c/o Baloise Asset Management AG, Aeschengraben 21, 4051 Basel
  

(nachfolgend «wir» genannt)

Bei Fragen zum Thema Datenschutz und zu den Rechten betroffener Personen können sich betroffene Personen mit dem Stichwort Datenschutz an Helvetia wenden. Damit erreichen sie den Datenschutzberater oder die Datenschutzberaterin bzw. den betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder die betriebliche Datenschutzbeauftragte von Helvetia.

Helvetia Versicherungen AG
Datenschutzfachstelle
St. Alban Anlage 26
4002 Basel
E-Mail: datenschutz@helvetia.ch

Wir verwenden Ihre Daten in erster Linie, um Verträge abzuschliessen und abzuwickeln, so insbesondere im Rahmen der Verwaltung von Immobilien und Gruppeneigenem Vermögen sowie Anlagegeldern von Kunden.

Im Vorfeld eines Vertragsabschlusses bearbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung vorvertraglicher Verfahren, um Ihnen die entsprechende Beratung anzubieten sowie um Sie in diesem Zusammenhang zu kontaktieren.

Im Rahmen der Anbahnung eines Vertrags werden Ihre Daten – insbesondere Stammdaten, Vertragsdaten und Kommunikationsdaten – von uns erhoben oder ergeben sich aus einer Kommunikation. Für den Abschluss eines Vertrags können wir unter anderem Angaben zu Ihrer Person (z.B. Angaben zur Identität und Staatsangehörigkeit), Angaben zu Ihren finanziellen Verhältnissen und Solvenz (z.B. Angaben zu Beruf, Einkommen und hängigen Betreibungen), Angaben zu Ihrer beruflichen Situation (z.B. Angaben zu Geschäftsadresse, Beschäftigungsdaten) sowie Angaben zu Ihrer Identifikation (z.B. Vertragsangaben, Telefonnummer, Identitätsausweis) erheben und bearbeiten. Ebenfalls im Zusammenhang mit dem Vertragsabschluss können Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte eingeholt werden.

Kommt die Vertragsbeziehung zustande, bearbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung des Vertragsverhältnisses, insbesondere zur Erbringung und Einforderung vertraglicher Leistungen, zur Rechnungsstellung sowie zur Kommunikation mit Ihnen. Dazu gehören auch die Kundenberatung und -betreuung, die Durchsetzung von Rechtsansprüchen aus Verträgen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.) sowie die Buchführung und die Beendigung von Verträgen. Wir bearbeiten in diesem Rahmen insbesondere Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten.

Bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, z.B. im Verhältnis zu Werkunternehmern oder Dienstleistern, bearbeiten wir ebenfalls insbesondere Stamm- und Vertragsdaten zur Vertragsanbahnung und -abwicklung.

• Liegenschaftsbewirtschaftung: Zur Bewirtschaftung unserer Immobilien sowie deren technischen Anlagen und Einrichtungen können wir Ihre Daten bearbeiten. Diese benötigen wir insbesondere zur Planung und Durchführung von Reparaturen, Liegenschaftsbuchhaltung, Instandsetzungs-, Instandhaltungs- und Modernisierungsarbeiten sowie zur Schadenmeldung, -behebung und -abwicklung. Im Einzelfall kann es notwendig sein, dass wir Ihre Daten zu diesen Zwecken an Dritte (z.B. Mieter, Hauswart) weitergeben. Wir bearbeiten dabei insbesondere Ihre Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten sowie Daten aus Abrechnungen und Protokollen.
  
  
• Asset- und Portfoliomanagement im Bereich Immobilien: Zur Gewährleistung einer reibungslosen Verwaltung unserer Immobilien können wir Ihre Daten im Rahmen des Asset- und Portfoliomanagements im Bereich Immobilien bearbeiten. Die konkreten Zwecke der Datenbearbeitung ergeben sich aus der jeweiligen Dienstleistung (z.B. Erstellung von Bedarfsanalysen, Bewertungen und Auswertungen, Immobilienverwaltung und -betreuung). Zur Optimierung unserer Investment-, Portfolio- und Risikomanagementstrategie können wir Angaben zu Ihrer Person und Kontaktinformationen an Immobilienbewerter weitergeben, welche vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Dabei bearbeiten wir insbesondere Ihre Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten.
  
  
• Liegenschaftshandel: Im Prozess rund um den Kauf und Verkauf unserer Immobilien verwenden wir Ihre Daten unter anderem zur Anbahnung, Erstellung, Abschluss und Durchführung des Kaufvertrags, zur öffentlichen Beurkundung und Übergabe bzw. Übernahme des Objekts sowie zur Absicherung und Einforderung der Zahlungsverpflichtung. Im Vorfeld von Immobilientransaktionen führen wir eine Due-Dilligence-Prüfung des potenziellen Kaufobjekts durch. Zur Erfassung und Bewertung der operativen, rechtlichen, bautechnischen und prozessualen Risiken sowie zur Führung der Kaufpreisverhandlung können wir Ihre Daten bearbeiten. Dabei bearbeiten wir insbesondere Stamm- und Vertragsdaten (z.B. Kaufvertragsdaten, Daten aus privatrechtlichen Vereinbarungen und Reglementen einer Stockwerkeigentümergemeinschaft) sowie Angaben aus öffentlich zugänglichen Registern (z.B. Grundbuchauszügen) und Plänen.
  
  
• Bau und Entwicklung: Im Rahmen der Planung und Realisierung von Bauprojekten sowie unter anderem bei der Unterstützung und Vertretung der Bauherrschaft, Mängelbehebung, Gebäudezustandsanalyse, Bauadministration, Submission und Vergabe von Aufträgen bearbeiten wir und beauftragte Dritte (z.B. Planer, Werkunternehmer) insbesondere Angaben zu Ihrer Person (z.B. Anschrift, Name, Adresse) und Angaben zu Ihrem Bankkonto (z.B. Bankkontonummer). Zur Prüfung und Geltendmachung von Mängelansprüchen sowie zur Durchführung von Garantiemassnahmen können wir Ihre Daten bearbeiten und Dritten (z.B. Gutachtern) offenlegen. Dazu bearbeiten wir insbesondere Ihre Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten sowie Daten aus Plänen, Gutachten und Protokollen.

Zur Wahrnehmung und Erfüllung unserer Vermögensverwaltungsdienstleistung können wir Ihre Daten bearbeiten. Diese benötigen wir insbesondere im Rahmen der Akquisition, des Vertragsmanagements, des Wertpapier-Portfolio-Managements sowie des Wertpapier- und Devisenhandels, des Risiko- und Cash-Managements, der Transaktionsabwicklung, der Bestands- und Finanzinstrumentenverwaltung, der Überwachung und Verbesserung unserer Investmentperformance, der Investment- und Fondsbuchhaltung, der Performanceanalyse unserer Gegenparteien und Broker bei der Transaktionsabwicklung sowie des Reportings und Meldewesens. Zur Optimierung unserer Verwaltungstätigkeit können wir Ihre Daten (z.B. Name und Geschäftsadresse, Angaben zu Titeln und zur Funktion im Unternehmen) an andere Investmentmanager weitergeben, welche vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Zu diesem Zweck bearbeiten wir insbesondere Ihre Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten.

Zur Verhinderung von Sachbeschädigungen und zum Schutz von Personen können wir Videokameras und andere Überwachungssysteme einsetzen sowie die entsprechenden Aufnahmen einsehen und auswerten. Diese Systeme werden gegebenenfalls so installiert, dass nur die für diesen Zweck notwendigen Bilder aufgenommen werden. Betroffene Personen werden mit einem Hinweisschild auf die Videoüberwachung aufmerksam gemacht.

Daten, welche wir für statistische Auswertungen und Datenanalysen benötigen, werden aggregiert und ermöglichen keinen Rückschluss mehr auf Ihre Person. Die aggregierten Daten werden für die Erstellung von kundenspezifischen Statistiken oder für themenspezifische Auswertungen und Datenanalysen sowie für den Portfolioreport benötigt. Die Daten aller bestehenden Verträge – ebenfalls ohne Möglichkeit des Rückschlusses auf Ihre Person – nutzen wir zudem für die Erfüllung unserer mietvertraglichen Verpflichtungen, eine Betrachtung des gesamten Mieterstamms sowie für das Reporting von Energiedaten (z.B. im Rahmen der CO2-Reduktion).

Wir können Ihre Daten dazu verwenden, Ihnen Werbung über unsere Produkte und Leistungen sowie diejenigen der zur Helvetia Baloise Gruppe gehörenden Gesellschaften und Kooperationspartner zuzustellen, z.B. in Form von Newslettern oder anderen regelmässigen Kontakten (per E-Mail oder per Post, telefonisch oder im Rahmen von weiteren Marketingaktionen wie z.B. Wettbewerben, Events). Dazu verwenden wir insbesondere Ihre Kommunikationsdaten.

Im Rahmen des Kundenbeziehungsmanagements sowie zur Sicherstellung einer reibungslosen und effizienten Interaktion mit unseren Kunden können wir die Beziehung dokumentieren und verwalten (z.B. Name, Funktion, Adressen von Kontaktpersonen aktueller und potenzieller Investoren, Intermediäre und anderer Geschäftspartner). Dabei bearbeiten wir insbesondere Ihre Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten.

Damit unsere Angebote Ihren Bedürfnissen und Interessen entsprechen, personalisieren wir einige unserer Mitteilungen, um eine individuelle Ansprache zu ermöglichen. Wir verknüpfen dazu insbesondere Stamm-, Vertrags-, Verhaltens- und Kommunikationsdaten – und ermitteln Präferenzdaten als weitere Grundlage der Personalisierung. Wir können auch Interessenprofile über Sie erstellen und Sie in Werbegruppen einteilen.

Falls Sie keine Bearbeitung Ihrer Daten zu Marketingzwecken wünschen, können Sie uns dies mitteilen (siehe Kontaktadresse in Ziffer 9).

Wir sind bestrebt, unsere Dienstleistungen kontinuierlich weiterzuentwickeln, um dadurch Ihren Bedürfnissen zu entsprechen. Wir kontaktieren Sie daher zu Marktforschungszwecken und verwenden die Ergebnisse in anonymisierter Form für diverse Fragestellungen im Unternehmen. Für die Feststellung der Kundenzufriedenheit können wir Sie zu Ihren Erfahrungen mit uns befragen. Ihre Antworten verwenden wir auch, um Sie persönlich zu kontaktieren, Ihre Anliegen aktiv zu bearbeiten und unsere internen Prozesse zu verbessern. Wir erheben, speichern und bearbeiten Ihre Daten zudem für die Evaluation, Verbesserung und Neuentwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen. Dabei analysieren wir, welche Produkte von welchen Personengruppen genutzt werden und welche Anpassungen zukünftig nötig wären. Die Ergebnisse dieser Analysen werden weitgehend in pseudonymisierter oder anonymisierter Form durchgeführt. Dazu bearbeiten wir die vorher beschriebenen Stamm-, Verhaltens- und Präferenzdaten sowie auch Kommunikationsdaten.

Zur Einhaltung von Gesetzen und regulatorischen Verpflichtungen (z.B. Finanzdienstleistungsgesetz und -verordnung, Verordnungen und Rundschreiben der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (FINMA), Geldwäschereiabklärungen, Steuergesetze) müssen wir Ihre Daten näheren Abklärungen (z.B. im Hinblick auf Identität, wirtschaftliche Berechtigung an Geldern oder Beteiligungsverhältnisse an Unternehmen sowie zum automatisierten Abgleich mit externen Watchlisten) unterziehen und teilweise innerhalb der Helvetia Baloise Gruppe austauschen. Wir können in bestimmten Fällen verpflichtet sein, Meldung an Behörden zu erstatten oder Unterlagen offenzulegen. Im Rahmen von internen und externen Ermittlungen, z.B. durch Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörden oder eine beauftragte private Stelle, können Personendaten von Ihnen bearbeitet werden.

Aufgrund der Anforderungen der FINMA sind wir verpflichtet, die externen und internen Telefongespräche aller im Effektenhandel tätigen Mitarbeitenden aufzuzeichnen sowie die elektronische Korrespondenz und Nachweise der über ein Geschäftstelefon getätigten Verbindungen dieser Mitarbeitenden während zweier Jahre aufzubewahren und der FINMA bei Bedarf zugänglich zu machen. Wenn Sie mit unseren Mitarbeitenden des Effektenhandels in entsprechendem Kontakt stehen, kann Ihre Kommunikation von dieser Aufzeichnung betroffen sein.

Wir können Ihre Daten auch für weitere Zwecke, namentlich im Rahmen unserer internen Abläufe und unserer Administration, bearbeiten. Hierzu gehören Schulungs-, Ausbildungs- und Administrativzwecke (etwa die Verwaltung von Stammdaten, die Buchhaltung, die Datenarchivierung und die Verwaltung sowie laufende Verbesserung der IT-Infrastruktur), die Wahrung unserer Rechte (z.B. um Ansprüche gerichtlich, vor- oder aussergerichtlich und vor Behörden im In- und Ausland durchzusetzen oder uns gegen Ansprüche zu verteidigen, etwa durch Beweissicherung, rechtliche Abklärungen und die Teilnahme an gerichtlichen oder behördlichen Verfahren) sowie die Evaluation und Verbesserung interner Abläufe. Im Rahmen der Unternehmensentwicklung können wir auch Geschäfte, Betriebsteile oder Unternehmen an andere Unternehmen verkaufen oder von solchen erwerben oder Partnerschaften eingehen, was ebenfalls zum Austausch und zur Bearbeitung der dazu notwendigen Daten führen kann.

Sofern es für den Vertragsabschluss bzw. die Vertragsabwicklung notwendig ist, kann auch ein Datenaustausch mit anderen zur Helvetia Baloise Gruppe gehörenden Gesellschaften («Gruppengesellschaften») stattfinden.

Zur Einhaltung von gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. im Zusammenhang mit Abklärungen zur Bekämpfung der Geldwäscherei) übermitteln wir teilweise auch Daten an Gesellschaften der Helvetia Baloise Gruppe (siehe Ziffer 4.8).

Wir verwenden Ihre Kontaktdaten sowie Vertragsgrunddaten auch für auf Sie zugeschnittene Angebote zu Produkten und Leistungen der Gruppengesellschaften sowie anderer zur Helvetia Baloise Gruppe gehörenden Unternehmen in der Schweiz. Sie nehmen zur Kenntnis, dass wir diesen Gesellschaften dazu die vorstehend genannten Daten zugänglich machen können.

Um Ihnen Angebote zu Produkten und Dienstleistungen zu unterbreiten oder dafür zu werben, können wir Ihre Stamm- und Vertragsdaten sowie Verhaltens- und Präferenzdaten auch innerhalb der Helvetia Baloise Gruppe (z.B. Baloise Bank) für die Kontaktaufnahme und das Angebot von individuellen Angeboten weitergeben.

Falls Sie keine Verwendung oder Weitergabe Ihrer Daten zu diesen Zwecken wünschen, können Sie uns dies mitteilen bzw. eine Einwilligung verweigern oder widerrufen (siehe Kontaktadresse in Ziffer 9).

Sie können die Liste der Gesellschaften der Helvetia Baloise Gruppe über die in Ziffer 9 unten angegebene Adresse oder E-Mail-Adresse anfordern.

Um eine effiziente und sorgfältige Vermögens- und Immobilienverwaltung sicherzustellen, können wir Aufgaben, insbesondere im Rahmen der administrativen, technischen und finanziellen Verwaltung, an rechtlich selbstständige Unternehmen im In- und Ausland – einschliesslich Dienstleistern, welche in unserem Auftrag Daten bearbeiten («Datenverarbeiter») – übertragen (z.B. Vermögensverwalter, Vermittler, Treuhänder, Asset- und Portfoliomanager, IT-Hardware, Software, Beratungsdienstleister). Dabei werden gegebenenfalls die bei uns über Sie angelegten Daten zu den in Ziffer 4 genannten Zwecken weitergegeben. Diese Dienstleister werden vertraglich verpflichtet, sich an unsere festgelegten Zwecke der Datenbearbeitung sowie an das anwendbare Datenschutzrecht zu halten.

Wenn wir Ihre Daten an Datenverarbeiter übermitteln, treffen wir Massnahmen, um sicherzustellen, dass unsere regulatorischen Standards eingehalten werden und Ihre Daten angemessen geschützt sind. Unsere Dienstleister sind verpflichtet, einer Reihe von technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen zu entsprechen (z.B. Massnahmen bezüglich Informationssicherheitsmanagement, Informationssicherheitsrisikobewertung, Informationssicherheit). Soweit vertraglich oder gesetzlich vorgesehen, können solche Dienstleister ihrerseits zu den gleichen Bedingungen Dritte beiziehen.

Bei einem potenziellen oder tatsächlichen Verkauf von Vermögenswerten können wir allfälligen Kaufinteressenten oder Käufern Ihre Daten offenlegen, sofern diese für die Durchführung der Transaktion notwendig sind oder Aufschluss über einen wertbildenden Faktor geben und der Vermögenswert zur Abgabe eines verbindlichen Angebots von der potenziellen Käuferschaft im Detail geprüft werden muss. Insbesondere können wir dabei Angaben aus Verträgen, Liegenschafts- und Mieterdokumentationen an Kaufinteressenten oder Käufer weitergeben.

Falls Sie hinsichtlich eines Kaufvertrags von einem Makler betreut werden, erhält dieser die für Ihre Betreuung und Beratung sowie die Vermarktung unserer Liegenschaften notwendigen Angaben (z.B. Kaufpreissumme, Vertragserfüllung und -beendigung) aus den bei uns über Sie angelegten Daten. Wir halten uns dabei an Ihre dem Makler gegenüber erteilte Vollmacht. Makler sind ebenfalls verpflichtet, die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes zu beachten.

Zur Planung und Realisierung von Bauprojekten können wir Ihre Daten an Dritte, insbesondere an Planer, Unternehmer und Subunternehmer, weitergeben, sofern die Bekanntgabe für die Erbringung der vereinbarten Werk- oder Planerleistung notwendig ist. Diese sind ebenfalls verpflichtet, die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes zu beachten.

Ihre Daten geben wir auch an Amtsstellen, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland weiter, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen erforderlich ist. Hierzu gehören die Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten, die Wahrnehmung von Rechten (z.B. Anmeldung eines Grundstücksgeschäfts im Grundbuch), die Abwehr von Forderungen und die Erfüllung rechtlicher Anforderungen (z.B. im Rahmen behördlicher, gerichtlicher sowie vor- und aussergerichtlicher Verfahren und im Rahmen gesetzlicher Informations- und Mitwirkungspflichten).

Eine Datenbekanntgabe erfolgt auch, wenn wir von öffentlichen Stellen Informationen beziehen (z.B. bei der Überprüfung einer Adresse).

Bei der Prüfung Ihrer Bonität mit Hilfe von Wirtschaftsauskunfteien und bei der Beauftragung von Inkassogesellschaften (z.B. zur Einforderung von ausstehenden Zahlungen) können wir diesen Unternehmen Ihre Daten (betreffend vor und während der Vertragslaufzeit eintretende Veränderungen des Zahlungsverhaltens) zugänglich machen. Dabei besteht unser berechtigtes Interesse darin, Zahlungsverzüge und -ausfälle zu vermeiden. Diese Unternehmen speichern die Daten zu Ihrer Person und können diese im Rahmen ihrer Tätigkeit einem anderen Vertragspartner mitteilen, sofern dieser ein berechtigtes Interesse an der Datenübermittlung im Einzelfall glaubhaft dargelegt hat.

Ihre Daten können zu den vorerwähnten Zwecken zudem weiteren Empfängern (z.B. Versicherern, Hauswarten, Bewirtschaftern, Lieferanten, Mietern, Telekommunikationsanbietern, Liegenschaftsbewertern, Gutachtern, Investitionsmanagern, Beteiligten in Gerichtsverfahren oder Erwerbern von Vermögenswerten oder Geschäftsbereichen der Baloise oder Helvetia) bekanntgegeben werden. Weitere Personen sind insbesondere Empfänger einer Zahlung, Bevollmächtigte, Korrespondenzbanken, andere Finanzinstitute und weitere an einem Rechtsgeschäft beteiligte Stellen.