Informations sur la protection des données d’Helvetia

Au sein du groupe Helvetia Baloise, les services responsables du traitement des données décrit ici sont ceux mentionnés ci-dessous. Le service responsable pour votre cas spécifique est celui qui vous a contacté avec la présente information sur la protection des données.

• Helvetia Baloise HoldingSA, Aeschengraben 21, 4051 Basel
• Helvetia Compagnie Suisse d’Assurances SA, Dufourstrasse 40, 9000 St. Gallen
• Helvetia Compagnie Suisse d’Assurances sur la Vie SA, St. Alban-Anlage 26, 4052 Basel
• Baloise Asset Management SA, Aeschengraben 21, 4051 Bâle
• Baloise Asset Management International SA, Aeschengraben 21, 4051 Bâle
• Fondation de prévoyance de la Baloise Assurance SA, c/o Baloise Assurance SA, Aeschengraben 21, 4051 Bâle
• Drei Linden Immobilien AG, c/o Baloise Assurance SA, Aeschengraben 21, 4051 Bâle
• Baloise Swiss Property Fund, c/o Baloise Asset Management SA, Aeschengraben 21, 4051 Bâle

(ci-après dénommées «nous»)

Pour toute question relative à la protection des données et aux droits des personnes concernées, les utilisateurs peuvent contacter Helvetia en utilisant le mot-clé « Protection des données ». Ils seront ainsi mis en relation avec le conseiller ou le délégué à la protection des données d’Helvetia.

Helvetia Assurances SA
Service de protection des données
St. Alban Anlage 26
4002 Basel
E-mail: datenschutz@helvetia.ch

Nous utilisons vos données en premier lieu pour conclure et exécuter des contrats, notamment dans le cadre de la gestion de biens immobiliers et d’actifs appartenant au groupe, ainsi que de fonds de placement de clients.

En amont de la conclusion d’un contrat, nous traitons vos données afin d’exécuter des procédures précontractuelles, de vous proposer le conseil correspondant et de vous contacter dans ce contexte.

Dans le cadre de la préparation d’un contrat, vos données - en particulier les données de base, les données contractuelles et les données de communication - sont collectées par nos soins ou résultent d’une communication. Pour la conclusion d’un contrat, nous pouvons notamment collecter et traiter des données relatives à votre personne (p. ex., données relatives à l’identité et à la nationalité), des données relatives à votre situation financière et à votre solvabilité (p. ex., données relatives à la profession, au revenu et aux procédures de poursuite en cours), des données relatives à votre situation professionnelle (p. ex., données relatives à l’adresse commerciale, données relatives à l’emploi) ainsi que des données relatives à votre identification (p. ex., données relatives au contrat, numéro de téléphone, pièce d’identité). Des renseignements sur la solvabilité et la situation économique peuvent également être demandés dans le cadre de la conclusion du contrat.

Si la relation contractuelle est établie, nous traitons vos données pour l’exécution de la relation contractuelle, en particulier pour la fourniture et le recouvrement des prestations contractuelles, pour la facturation, ainsi que pour la communication avec vous. Cela comprend également le conseil et le suivi des clients, l’application des droits juridiques découlant des contrats (recouvrement, procédures judiciaires, etc.) ainsi que la tenue des comptes et la résiliation des contrats. Dans ce cadre, nous traitons en particulier les données de base, les données contractuelles et les données de communication.

En cas de collaboration avec d’autres entreprises, par exemple en relation avec des entrepreneurs ou des prestataires de services, nous traitons également en particulier des données de base et des données contractuelles pour la préparation et l’exécution du contrat.

• Gestion immobilière: Nous pouvons traiter vos données pour la gestion de nos biens immobiliers ainsi que de leurs installations et équipements techniques. Nous en avons notamment besoin pour la planification et l’exécution de réparations, la comptabilité relative aux biens immobiliers, les travaux de remise en état, d’entretien et de modernisation ainsi que la déclaration, la réparation et le règlement des sinistres. Dans certains cas, il peut être nécessaire que nous transmettions vos données à des tiers (p. ex., locataire, concierge) à ces fins. Nous traitons alors en particulier vos données de base, vos données contractuelles et vos données de communication ainsi que les données issues des décomptes et des procès-verbaux.
  
  
• Gestion d’actifs et Portfolio Management dans le secteur immobilier: Afin de garantir une gestion sans faille de nos biens immobiliers, nous pouvons traiter vos données dans le cadre de la gestion d’actifs et du Portfolio Management dans le secteur immobilier. Les objectifs concrets du traitement des données découlent de la prestation de service concernée (p. ex., établissement d’analyses des besoins, d’évaluations et d’analyses, gestion immobilière et suivi des biens immobiliers). Afin d’optimiser notre stratégie d’investissement, de gestion de portefeuille et de gestion des risques, nous pouvons transmettre des informations vous concernant et des coordonnées à des évaluateurs immobiliers qui sont tenus par contrat à la confidentialité. Dans ce cadre, nous traitons notamment vos données de base, vos données contractuelles et vos données de communication.
  
  
• Négoce de biens immobiliers: Dans le cadre du processus d’achat et de vente de nos biens immobiliers, nous utilisons vos données entre autres pour initier, établir, conclure et exécuter le contrat de vente, pour l’acte authentique et la remise ou la prise en charge du bien ainsi que pour la garantie et le recouvrement de l’obligation de paiement. En amont des transactions immobilières, nous effectuons un contrôle de due diligence de l’objet de la vente potentiel. Nous pouvons traiter vos données afin de recenser et d’évaluer les risques opérationnels, juridiques, de construction et de procédure, ainsi que pour mener les négociations sur le prix d’achat. Dans ce cadre, nous traitons en particulier les données de base et les données contractuelles (p. ex., données du contrat de vente, données issues de conventions de droit privé et de règlements d’une communauté de propriétaires par étages) ainsi que les données issues de registres accessibles au public (p. ex., extraits du registre foncier) et de plans.
  
  
• Construction et développement: Dans le cadre de la planification et de la réalisation de projets de construction ainsi que, entre autres, lors de l’assistance et de la représentation du maître d’ouvrage, de l’élimination des défauts, de l’analyse de l’état du bâtiment, de l’administration de la construction, de la soumission et de l’attribution des commandes, nous et les tiers mandatés (p. ex., planificateurs, entrepreneurs) traitons en particulier les données relatives à votre personne (p. ex., adresse, nom, adresse) et les données relatives à votre compte bancaire (p. ex., numéro de compte bancaire). Nous pouvons traiter vos données et les communiquer à des tiers (p. ex., à des experts) afin de vérifier et de faire valoir des droits découlant de défauts ainsi que pour mettre en œuvre des mesures de garantie. Pour ce faire, nous traitons en particulier vos données de base, vos données contractuelles et vos données de communication ainsi que les données issues des plans, expertises et procès-verbaux.
  

Nous pouvons traiter vos données afin de percevoir et d’exécuter notre service de gestion de fortune. Nous en avons notamment besoin dans le cadre de l’acquisition, de la gestion des contrats, de la gestion du portefeuille de titres ainsi que des opérations sur titres et devises, de la gestion des risques et de la trésorerie, du traitement des transactions, de la gestion des portefeuilles et des instruments financiers, du suivi et de l’amélioration de notre performance d’investissement, de la comptabilité des investissements et des fonds, de l’analyse de la performance de nos contreparties et courtiers dans le cadre du traitement des transactions ainsi que du reporting et des rapports. Afin d’optimiser notre activité de gestion, nous pouvons transmettre vos données (p. ex., nom et adresse professionnelle, informations sur les titres et la fonction au sein de l’entreprise) à d’autres gestionnaires d’investissement, qui sont tenus par contrat à la confidentialité. À cette fin, nous traitons notamment vos données de base, vos données contractuelles et vos données de communication.

Afin de prévenir les dommages aux biens et de protéger les personnes, nous pouvons utiliser des caméras vidéo et d’autres systèmes de surveillance, ainsi que consulter et analyser les enregistrements correspondants. Le cas échéant, ces systèmes sont installés de manière à ce que seules les images nécessaires à cette fin soient enregistrées. Les personnes concernées sont informées de la vidéosurveillance par un panneau.

Les données utilisées à des fins d’évaluations statistiques et d’analyses des données sont agrégées et ne permettent plus de vous identifier. Les données agrégées sont utilisées pour établir des statistiques propres à la clientèle ou pour analyser des données ou des points spécifiques, ainsi que pour le rapport de portefeuille. Nous utilisons en outre les données de tous les contrats existants – là encore sans possibilité d’en déduire votre identité – pour remplir nos obligations en matière de contrat de location, pour considérer l’ensemble des locataires ainsi que pour le reporting des données énergétiques (p. ex., dans le cadre de la réduction des émissions de CO2).

Nous pouvons utiliser vos données pour vous envoyer de la publicité sur nos produits et prestations ainsi que sur ceux des sociétés et partenaires de coopération appartenant au groupe Helvetia Baloise, par exemple, sous forme de newsletters ou d’autres contacts réguliers (par e-mail ou par courrier, par téléphone ou dans le cadre d’autres actions de marketing comme des concours ou des événements). Pour ce faire, nous utilisons notamment vos données de communication.

Dans le cadre de la gestion de la relation client et afin d’assurer une interaction fluide et efficace avec nos clients, nous pouvons documenter et gérer la relation (p. ex., nom, fonction, adresses des interlocuteurs des investisseurs actuels et potentiels, des intermédiaires et d’autres partenaires commerciaux). Dans ce cadre, nous traitons notamment vos données de base, vos données contractuelles et vos données de communication.

Pour que nos offres correspondent à vos besoins et à vos intérêts, nous personnalisons certaines de nos communications afin de permettre une approche individuelle. Pour ce faire, nous combinons notamment les données de base, les données contractuelles, les données comportementales et les données de communication – et déterminons des données de préférence comme base supplémentaire de la personnalisation. Nous pouvons également créer des profils d’intérêt vous concernant et vous répartir dans des groupes publicitaires.

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient traitées à des fins de marketing, vous pouvez nous le faire savoir (voir l’adresse de contact au chiffre 9).

Nous nous efforçons de développer en permanence nos services, afin de toujours mieux répondre à vos besoins. C’est pourquoi nous vous contactons à des fins d’étude de marché et utilisons les résultats obtenus de manière anonyme pour répondre à diverses questions qui se posent dans l’entreprise. Pour connaître le niveau de satisfaction clientèle, nous pouvons vous interroger sur vos expériences avec nous. Nous utilisons également vos réponses pour vous contacter personnellement, traiter activement vos requêtes et améliorer nos processus internes. De plus, nous collectons, enregistrons et traitons vos données pour l’évaluation, l’amélioration et le développement de nos nouveaux produits et services. Nous analysons alors quels produits sont utilisés par quels groupes de personnes, et quelles adaptations devraient à l’avenir être apportées. Ces analyses sont en grande partie réalisées sous une forme pseudonymisée ou anonymisée. Pour ce faire, nous traitons les données de base, de comportement et de préférence décrites précédemment, ainsi que les données de communication.

Pour respecter les lois et les obligations réglementaires (p. ex., la loi et l’ordonnance sur les services financiers, les ordonnances et les circulaires de l’Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers (FINMA), nous devons soumettre vos données à des vérifications plus détaillées (p. ex., en ce qui concerne l’identité, l’ayant droit économique des fonds ou les rapports de participation à des entreprises ainsi que pour la comparaison automatisée avec des listes de surveillance externes) et les échanger en partie au sein du groupe Helvetia Baloise. Dans certains cas, nous pouvons être tenus d’aviser les autorités ou de divulguer des documents. Vos données personnelles peuvent également être traitées dans le cadre d’enquêtes internes et externes, par exemple par des autorités de poursuite pénale ou de surveillance ou un service privé mandaté.

En raison des exigences de la FINMA, nous sommes tenus d’enregistrer les conversations téléphoniques externes et internes de tout le personnel actif dans le négoce de valeurs mobilières, de conserver pendant deux ans la correspondance électronique et les justificatifs des connexions effectuées par celui-ci au moyen d’un téléphone professionnel et de les rendre accessibles à la FINMA en cas de besoin. Si vous êtes en contact avec nos collaborateurs du négoce de titres, votre communication peut être concernée par cet enregistrement.

Nous pouvons également traiter vos données à d’autres fins, à savoir dans le cadre de nos procédures et de notre administration internes. Il s’agit notamment des fins de formation et d’administration (p. ex., la gestion des données de base, la comptabilité, l’archivage des données et la gestion ainsi que l’amélioration continue de l’infrastructure informatique), de la défense de nos droits (p. ex., pour faire valoir des prétentions de manière judiciaire, préjudiciaire ou extrajudiciaire, et devant les autorités en Suisse ou à l’étranger, ou encore de l’exercice de notre défense contre les réclamations faites à notre encontre, p. ex., par l’établissement de preuves, des clarifications juridiques et la participation à des procédures judiciaires ou administratives). Ces fins comprennent aussi l’évaluation et l’amélioration des processus internes. Dans le cadre du développement de l’entreprise, nous pouvons également vendre ou acquérir des activités, des parties d’activités ou des entreprises à d’autres entreprises ou conclure des partenariats, ce qui peut également donner lieu à l’échange et au traitement des données nécessaires à cet effet.

Dans la mesure où cela est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat, un échange de données peut également avoir lieu avec d’autres sociétés appartenant au groupe Helvetia Baloise («sociétés du groupe»).

Afin de respecter les obligations légales (p. ex., dans le cadre de clarifications relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent), nous transmettons également certaines données à des sociétés du groupe Helvetia Baloise (voir chiffre 4.8).

Nous utilisons également vos coordonnées ainsi que les données de base du contrat pour vous proposer des offres sur mesure concernant des produits et des prestations des sociétés du groupe ainsi que d’autres entreprises appartenant au groupe Helvetia Baloise en Suisse. Vous prenez connaissance du fait que nous pouvons à cet effet rendre les données susmentionnées accessibles à ces sociétés.

Afin de vous soumettre des offres de produits et de services ou d’en faire la publicité, nous pouvons également transmettre vos données de base et vos données contractuelles ainsi que vos données comportementales et de préférence au sein du groupe Helvetia Baloise (p. ex., Banque Baloise) pour la prise de contact et la proposition d’offres personnalisées.

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient utilisées ou transmises à ces fins, vous pouvez nous le faire savoir et/ou refuser ou révoquer un consentement (voir adresse de contact au chiffre 9).

Vous pouvez demander la liste des sociétés du groupe Helvetia Baloise à l’adresse postale ou e-mail indiquée au chiffre 9 ci-dessous.

Afin d’assurer une gestion de fortune et immobilière efficace et minutieuse, nous pouvons confier des tâches, notamment dans le cadre de la gestion administrative, technique et financière, à des entreprises juridiquement indépendantes en Suisse et à l’étranger – y compris à des prestataires de services qui traitent des données pour notre compte («processeurs de données») – (p. ex., gérants de fortune, intermédiaires, agents fiduciaires, gestionnaires d’actifs et de portefeuilles, fournisseurs de matériel informatique ou de logiciels, prestataires de services de conseil). Dans ce cadre, les données que nous avons créées à votre sujet sont éventuellement transmises aux fins mentionnées au chiffre 4. Ces prestataires de services sont contractuellement tenus de se conformer aux objectifs que nous avons définis en matière de traitement de données et au droit de la protection des données applicable.

Lorsque nous transmettons vos données à des processeurs de données, nous prenons des mesures pour nous assurer que nos standards réglementaires sont respectés et que vos données sont protégées de manière adéquate. Nos prestataires de services sont tenus de se conformer à une série de mesures de sécurité techniques et organisationnelles (p. ex., des mesures concernant la gestion de la sécurité de l’information, l’évaluation des risques liés à la sécurité de l’information, la sécurité de l’information). Dans la mesure où le contrat ou la loi le prévoit, ces prestataires de services peuvent à leur tour faire appel à des tiers aux mêmes conditions.

En cas de vente potentielle ou effective de valeurs patrimoniales, nous pouvons divulguer vos données à d’éventuels acheteurs potentiels ou à des acheteurs, dans la mesure où celles-ci sont nécessaires à la réalisation de la transaction ou renseignent sur un facteur déterminant la valeur et que la valeur patrimoniale doit être examinée en détail par l’acheteur potentiel avant la remise d’une offre ferme. Dans ce cadre, nous pouvons notamment transmettre aux acheteurs potentiels ou aux acheteurs des données issues de contrats, de la documentation relative aux biens immobiliers et aux locataires.

Si vous êtes suivi·e par un courtier en ce qui concerne un contrat de vente, il reçoit les informations nécessaires à votre suivi et à vos conseils ainsi qu’à la commercialisation de nos immeubles (p. ex., montant du prix de vente, exécution et résiliation du contrat) à partir des données que nous avons créées à votre sujet. À cet égard, nous nous en tenons à la procuration que vous avez donnée au courtier. Les courtiers sont également tenus de respecter les dispositions de la loi fédérale sur la protection des données.

Pour la planification et la réalisation de projets de construction, nous pouvons transmettre vos données à des tiers, en particulier à des planificateurs, des entrepreneurs et des sous-traitants, dans la mesure où leur communication est nécessaire à la fourniture de l’ouvrage ou de la prestation de planification convenue. Ceux-ci sont également tenus de respecter les dispositions de la loi sur la protection des données.

Nous transmettons également vos données à des services officiels, tribunaux et autres autorités en Suisse et à l’étranger, si nous y sommes légalement tenus ou autorisés, ou si cela est nécessaire pour garantir nos intérêts. Cela comprend le respect des obligations légales de communiquer, l’exercice des droits (p. ex., l’inscription d’une transaction immobilière au registre foncier), la défense des créances et le respect des exigences légales (p. ex., dans le cadre de procédures administratives, judiciaires, préjudiciaires et extrajudiciaires et dans le cadre des obligations légales d’informer et de collaborer).

Une communication de données a également lieu lorsque nous obtenons des informations de la part de services publics (par exemple dans le cadre de la vérification d’une adresse).

Lorsque nous vérifions votre solvabilité à l’aide de sociétés de renseignements économiques et lorsque nous mandatons des sociétés de recouvrement (p. ex., pour réclamer des paiements en souffrance), nous pouvons rendre vos données accessibles à ces entreprises (concernant les modifications du comportement de paiement survenant avant et pendant la durée du contrat). Dans ce contexte, notre intérêt légitime est d’éviter les retards et les défauts de paiement. Ces entreprises enregistrent les données vous concernant et peuvent les communiquer à un autre cocontractant dans le cadre de leur activité, dans la mesure où ce dernier fait état d’un intérêt légitime pour le transfert de données au cas par cas.

Vos données peuvent en outre être communiquées à d’autres destinataires (p. ex., assureurs, concierges, gérants, fournisseurs, locataires, opérateurs de télécommunications, évaluateurs d’immeubles, experts, gestionnaires d’investissements, parties prenantes dans des procédures judiciaires ou acquéreurs de valeurs patrimoniales ou de secteurs d’activité de Baloise ou Helvetia) aux fins susmentionnées. Les autres personnes sont notamment les destinataires d’un paiement, les mandataires, les banques correspondantes, les autres établissements financiers et les autres entités impliquées dans un acte juridique.