Informations sur la protection des données chez Helvetia

Au sein du groupe Helvetia Baloise, les services responsables du traitement des données décrit ici sont ceux mentionnés ci-dessous. Le service responsable pour votre cas concret est celui qui vous a contacté avec la présente information sur la protection des données.

• Helvetia Baloise Holding SA, Aeschengraben 21, 4051 Basel 
• Helvetia Compagnie Suisse d’Assurances SA, Dufourstrasse 40, 9000 St. Gallen 
• Helvetia Compagnie Suisse d’Assurances sur la Vie SA, St. Alban-Anlage 26, 4052 Basel 
• Caisse de pension de Helvetia Assurances, Dufourstrasse 40, 9001 St.Gallen 
• Caisse complémentaire de Helvetia Assurances, Dufourstrasse 40, 9001 St.Gallen 
• Baloise Asset Management SA, Aeschengraben 21, 4051 Bâle 
• Fondation de prévoyance de la Baloise Assurance SA, c/o Helvetia Compagnie Suisse d’Assurances SA, Dufourstrasse 40, 9000 St. Gallen 
• Drei Linden Immobilien AG, c/o Helvetia Compagnie Suisse d’Assurances SA, Dufourstrasse 40, 9000 St. Gallen 
• Baloise Swiss Property Fund, c/o Baloise Asset Management SA, Aeschengraben 21, 4051 Bâle

 (ci-après désignées «Helvetia» ou «nous») 

Pour toute question relative à la protection des données et aux droits des personnes concernées, les utilisateurs peuvent contacter Helvetia en utilisant le mot-clé « Protection des données ». Ils seront ainsi mis en relation avec le conseiller ou le délégué à la protection des données d’Helvetia. 

Helvetia Assurances SA

Service de protection des données
St. Alban Anlage 26
4002 Basel

Tel.: +41 58 280 10 00
E-mail: datenschutz@helvetia.ch

En amont de la conclusion d’un contrat, nous traitons vos données afin de mener à bien la procédure de candidature à la location, de vous proposer la visite souhaitée de l’objet de location et les conseils correspondants, ainsi que pour vous contacter dans ce contexte. Si vous prenez contact avec nous, par exemple pour convenir d’un rendez-vous pour une visite ou pour poser des questions sur un bien à louer, nous traitons vos données en fonction de l’objet de votre demande. Pour ce faire, nous pouvons avoir recours aux données à caractère personnel que vous avez déjà enregistrées chez nous.

Dans le cadre de la préparation d’un contrat de location, vos données personnelles – en particulier les données de base, les données contractuelles et les données de communication – sont collectées auprès des locataires potentiels ou résultent d’une communication. Si vous vous portez candidat à la location d’un de nos objets, nous avons en outre besoin de vos données pour estimer et évaluer le risque que nous devons assumer (le cas échéant, en faisant appel à des tiers, p. ex., des sociétés du groupe Helvetia Baloise). Pour la conclusion du contrat de location, nous pouvons, entre autres, collecter et traiter des informations sur votre personne (p. ex., des informations sur votre identité et votre nationalité), des informations sur votre situation financière et votre solvabilité (p. ex., des informations sur votre profession, vos revenus, votre employeur et les procédures de poursuite en cours), des informations sur vos conditions de logement (p. ex., les problèmes rencontrés pendant le bail et la raison de la résiliation du bail, le nombre de colocataires et l’usage prévu) ainsi que des informations sur les animaux domestiques et les instruments de musique. De même, dans le cadre de la conclusion du contrat, des informations sur la solvabilité et la situation économique ainsi que, pour les personnes indiquées par le locataire, des informations de référence peuvent être demandées.

Si la relation contractuelle est établie, nous traitons vos données pour l’exécution de la relation contractuelle, en particulier pour la fourniture et le recouvrement des prestations contractuelles, par exemple pour la gestion de la relation avec le locataire, pour la facturation, ainsi que pour la communication avec vous. Cela comprend également le conseil et le suivi des locataires, l’application des droits juridiques découlant des contrats (recouvrement, procédures judiciaires, etc.) ainsi que la tenue des comptes et la résiliation des contrats. Dans ce cadre, nous traitons en particulier les données de base, les données contractuelles et les données de communication.

Si la relation contractuelle n’est pas établie, nous pouvons, avec votre accord, vous inscrire pendant un an sur une liste d’attente ou dans une base de données de personnes intéressées par d’autres objets à louer.

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient conservées à cette fin, vous pouvez refuser ou révoquer votre consentement (voir adresse de contact au chiffre 9).

En cas de collaboration avec d’autres entreprises, par exemple en relation avec des sociétés de courtage et de gestion externes qui s’occupent de nos objets de location, nous traitons également en particulier des données de base et des données contractuelles pour la préparation et l’exécution du contrat.

Nous pouvons traiter vos données aux fins de la gestion et de l’administration de nos biens immobiliers ainsi que de leurs installations et équipements techniques. Nous en avons besoin en particulier pour la comptabilité immobilière ainsi que pour communiquer avec les locataires potentiels et les locataires, acquérir des (premiers) locataires, conclure, exécuter et résilier des contrats de location, visiter et remettre des objets loués, commander des plaques nominatives, annoncer des changements de locataires, encadrer les locataires pendant la durée du bail, établir des protocoles d’habitation et des états locatifs, accompagner le parcours de vie des locataires, tenir à jour la documentation relative aux immeubles et aux locations, conclure des accords de cautionnement et ouvrir des comptes de cautionnement, traiter le trafic des paiements, engager des procédures de poursuite, faire valoir des droits devant les tribunaux et les autorités, remédier aux dysfonctionnements et saisir, mandater ou exécuter des commandes de services. Nous pouvons également transmettre vos données à des tiers (p. ex. artisans, assureurs, concierges) pour effectuer des contrôles de sécurité, des réparations, des travaux de remise en état, d’entretien et de modernisation ainsi que pour la déclaration, la réparation et le règlement de sinistres. Dans certains cas, il peut être nécessaire que nous ou des tiers (p. ex. gestionnaire, planificateur, exploitant de réseau) ayons accès à votre objet de location. À des fins de preuve et de documentation, des photos ou des enregistrements vidéo peuvent être réalisés sur les dommages causés à l’objet loué ou dans l’objet loué (p. ex. prise de vue des dommages causés par les moisissures). Dans le but de vérifier et d’attribuer le raccordement au réseau, nous pouvons également traiter vos données après la fin de la relation contractuelle et les divulguer à des entreprises de télécommunications et d’informatique. À cette fin, nous traitons notamment vos données de base, vos données contractuelles et vos données de communication, ainsi que les données issues des décomptes, des procès-verbaux, des dossiers, des photos et des enregistrements vidéo.

Afin de garantir une gestion optimale de nos biens immobiliers, nous pouvons traiter vos données dans le cadre de la gestion d’actifs et de la gestion de portefeuille dans le secteur immobilier. Les objectifs concrets du traitement de données découlent de la prestation de service concernée (p. ex. établissement d’analyses des besoins, d’évaluations et d’analyses, gestion de fortune et suivi du patrimoine). Afin d’optimiser notre stratégie d’investissement, de gestion de portefeuille et de gestion des risques, nous pouvons transmettre des informations vous concernant et des coordonnées à des évaluateurs immobiliers qui sont tenus par contrat à la confidentialité. Dans ce cadre, nous traitons notamment vos données de base, vos données contractuelles et vos données de communication.

Dans le cadre du processus de vente de nos biens immobiliers, nous utilisons vos données entre autres pour l’établissement du dossier de vente, la rédaction du contrat de vente avec un notaire, l’acte authentique et la remise du bien. Dans ce cadre, nous traitons en particulier les données de base et les données contractuelles (p. ex. données relatives aux contrats de location, données relatives aux contrats de vente, données issues de conventions de droit privé et de règlements d’une communauté de propriétaires par étages), les données issues de registres accessibles au public (p. ex. extraits du registre foncier) ainsi que les données issues de l’observation des locataires (p. ex. nom, loyer, date d’emménagement). À ces fins, nous traitons notamment vos données de base et vos données contractuelles.

Dans le cadre de la planification et de la réalisation de projets de construction ainsi que, entre autres, lors de l’élimination des défauts, de l’analyse de l’état du bâtiment, de l’administration de la construction, de la soumission et de l’attribution des commandes, nous et les tiers mandatés traitons en particulier les données relatives à votre personne (p. ex., adresse, nom, adresse) ainsi que les données relatives à votre compte bancaire (p. ex., numéro de compte bancaire) afin d’entrer en contact avec vous et de vous verser d’éventuelles indemnités pour inconvénients.

Nous pouvons traiter vos données afin de vous proposer notre solution de recharge intelligente pour l’électromobilité et, le cas échéant, de mettre en service et d’entretenir une borne de recharge. Pour la mise à disposition d’une borne de recharge utilisable et sûre ainsi que pour la facturation et le support, nous pouvons transmettre vos données à des tiers, notamment à nos partenaires chargés de la livraison et de la facturation de l’énergie, qui sont contractuellement tenus à la confidentialité (les données concernées sont, p. ex., le nom, l’adresse, le numéro de la borne de recharge, le type de recharge). À ces fins, nous traitons en particulier vos données de base, vos données contractuelles et vos données de communication, ainsi que les données relatives au moment, au lieu et à la durée de l’opération de recharge.

Afin de prévenir les dommages aux biens et de protéger les personnes, nous pouvons utiliser des caméras vidéo et d’autres systèmes de surveillance (p. ex., caméra encastrée dans le panneau des boutons de sonnette), ainsi que consulter et analyser les enregistrements correspondants. Le cas échéant, ces systèmes sont installés de manière à ce que seules les images nécessaires à cette fin soient enregistrées. Les locataires et les autres personnes pénétrant dans l’immeuble concerné sont informés de la vidéosurveillance par un panneau.

Les données utilisées à des fins d’évaluations statistiques et d’analyses des données sont agrégées et ne permettent plus de vous identifier. Les données agrégées sont utilisées pour établir des statistiques propres au locataire ou pour analyser des données ou des points spécifiques, ainsi que pour le rapport de portefeuille. Nous utilisons en outre les données de tous les contrats existants – là encore sans possibilité d’en déduire votre identité – pour remplir nos obligations en matière de contrat de location, pour considérer l’ensemble des locataires ainsi que pour le reporting des données énergétiques (p. ex., dans le cadre de la réduction des émissions de CO2).

Nous pouvons utiliser vos données pour vous envoyer de la publicité sur nos produits et prestations ainsi que sur ceux des sociétés et partenaires de coopération appartenant au groupe Helvetia Baloise, par exemple, sous forme de newsletters ou d’autres contacts réguliers (par e-mail ou par courrier, par téléphone ou dans le cadre d’autres actions de marketing comme des concours ou des événements). Pour ce faire, nous utilisons notamment vos données de communication.

Pour que nos offres correspondent mieux à vos besoins et à vos intérêts, nous personnalisons certaines de nos communications afin de permettre une approche individuelle. Pour ce faire, nous combinons notamment les données de base, les données contractuelles, les données comportementales et les données de communication et nous déterminons des données de préférence comme base supplémentaire de la personnalisation. Nous pouvons également créer des profils d’intérêt vous concernant et vous répartir dans des groupes publicitaires.

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient traitées à des fins de marketing, vous pouvez nous le faire savoir (voir l’adresse de contact au chiffre 9).

Nous nous efforçons de développer en permanence nos services, afin de toujours mieux répondre à vos besoins. C’est pourquoi nous vous contactons à des fins d’étude de marché et utilisons les résultats obtenus de manière anonyme pour répondre à diverses questions qui se posent dans l’entreprise. Pour connaître le niveau de satisfaction des locataires, nous pouvons vous interroger sur vos expériences avec nous. Nous utilisons également vos réponses pour vous contacter personnellement, traiter activement vos requêtes et améliorer nos processus internes. DDe plus, nous collectons, enregistrons et traitons vos données pour évaluer, améliorer et développer nos nouveaux produits et services. Nous analysons alors quels produits sont utilisés par quels groupes de personnes, et quelles adaptations devraient à l’avenir être apportées. Ces analyses sont en grande partie réalisées sous forme pseudonymisée ou anonymisée. Pour ce faire, nous traitons les données de base, de comportement et de préférence décrites précédemment, ainsi que les données de communication.

Pour respecter les lois et les obligations réglementaires (p. ex., enquêtes sur le blanchiment d’argent, échange fiscal international), nous devons soumettre vos données à des vérifications plus détaillées (p. ex., en ce qui concerne l’identité, l’ayant droit économique des fonds ou les rapports de participation à des entreprises ainsi que pour la comparaison automatisée avec des listes de surveillance externes) et les échanger en partie au sein du groupe Helvetia Baloise. Dans certains cas, nous pouvons être tenus d’aviser les autorités ou de divulguer des documents. Vos données personnelles peuvent également être traitées dans le cadre d’enquêtes internes et externes, par exemple par des autorités de poursuite pénale ou de surveillance ou un service privé mandaté.

Nous pouvons également traiter vos données à d’autres fins, à savoir dans le cadre de nos procédures et de notre administration internes. En font partie les fins de formation et d’administration (p. ex. la gestion des données de base, la comptabilité, l’archivage des données et la gestion ainsi que l’amélioration continue de l’infrastructure informatique), la défense de nos droits (p. ex. pour faire valoir des prétentions de manière judiciaire, préjudiciaire ou extrajudiciaire, et devant les autorités en Suisse ou à l’étranger, ou encore pour nous défendre contre des réclamations faites à notre encontre, p. ex. par l’établissement de preuves, des clarifications juridiques et la participation à des procédures judiciaires ou administratives). En font également partie l’évaluation et l’amélioration des processus internes. Dans le cadre du développement de l’entreprise, nous pouvons également vendre ou acquérir des activités, des parties d’activités ou des entreprises à d’autres entreprises ou conclure des partenariats, ce qui peut également donner lieu à l’échange et au traitement de données relatives à la location.

Dans la mesure où cela est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat, un échange de données peut également avoir lieu avec d’autres sociétés appartenant au groupe Helvetia Baloise («sociétés du groupe»).

Afin de respecter les obligations légales (p. ex., dans le cadre de clarifications relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent), nous transmettons également en partie des données à des sociétés du groupe Helvetia Baloise (voir chiffre 4.10).

Nous utilisons également vos coordonnées ainsi que les données de base du contrat pour vous proposer des offres sur mesure concernant des produits et des prestations des sociétés du groupe ainsi que d’autres entreprises appartenant au groupe Baloise en Suisse. Vous prenez connaissance du fait que nous pouvons à cet effet rendre les données susmentionnées accessibles à ces sociétés.

Afin de vous soumettre des offres de produits et de services ou d’en faire la publicité, nous pouvons également transmettre vos données de base et vos données contractuelles ainsi que vos données comportementales et de préférence au sein du groupe Helvetia Baloise (p. ex., Banque Baloise) pour la prise de contact et la proposition d’offres personnalisées.

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient utilisées ou transmises à ces fins, vous pouvez nous le faire savoir et/ou refuser ou révoquer un consentement (voir adresse de contact au chiffre 9).

Vous pouvez demander la liste des sociétés du groupe Helvetia Baloise à l’adresse postale ou e-mail indiquée au chiffre 9 ci-dessous.

Afin d’assurer une gestion efficace et minutieuse de nos biens immobiliers, nous pouvons confier des tâches, notamment dans le cadre de la gestion administrative, technique et financière, à des entreprises juridiquement indépendantes en Suisse et à l’étranger, y compris à des «processeurs de données» (p. ex., gérants de fortune, intermédiaires, agents fiduciaires, gestionnaires d’actifs et portfolio manager, matériel informatique, logiciels, prestataires de services de conseil). Dans ce cadre, les données que nous avons créées à votre sujet sont éventuellement transmises aux fins mentionnées au chiffre 4. Ces prestataires de services sont contractuellement tenus de se conformer aux objectifs que nous avons définis en matière de traitement de données et à la législation applicable en matière de protection des données.

Lorsque nous transmettons vos données à des prestataires de services qui traitent des données en notre nom (appelés «processeurs de données»), nous prenons des mesures pour nous assurer que nos standards réglementaires sont respectés et que vos données sont protégées de manière adéquate. Nos prestataires de services sont tenus de se conformer à une série de mesures de sécurité techniques et organisationnelles (p. ex., des mesures concernant la gestion de la sécurité de l’information, l’évaluation des risques liés à la sécurité de l’information, la sécurité de l’information). Dans la mesure où le contrat ou la loi le prévoit, ces prestataires de services peuvent à leur tour faire appel à des tiers aux mêmes conditions.

Lors de la vente de nos biens immobiliers, nous pouvons divulguer vos données à d’éventuels acheteurs potentiels ou à des acheteurs, dans la mesure où ces indications renseignent sur un facteur déterminant la valeur, comme le type et la composition des locataires, le taux d’occupation du bien immobilier ainsi que le montant des loyers, et où l’objet de la vente doit être examiné en détail par l’acheteur potentiel afin de pouvoir soumettre une offre ferme. Nous pouvons notamment transmettre à des acheteurs potentiels ou à des acheteurs des informations issues de contrats de location, d’indices de locataires, de documentations sur les biens immobiliers et les locataires.

Dans le cadre de la relocation d’un bien, nous communiquons vos données (p. ex., nom, numéro de téléphone, adresse) à d’éventuels locataires potentiels, sur la base de votre consentement à l’organisation et à la réalisation de visites d’appartements. Cela peut également se faire par l’intermédiaire d’un fournisseur de plateforme numérique qui facilite le processus de relocation.

Si vous êtes intéressé·e par la transmission de mobilier à un nouveau locataire, nous pouvons, avec votre accord, lui communiquer vos coordonnées afin qu’il puisse vous contacter à ce sujet.

Si vous êtes pris·e en charge par un courtier en ce qui concerne votre contrat de location, celui-ci reçoit les informations nécessaires à votre prise en charge et à votre conseil ainsi qu’à la commercialisation de notre objet de location (p. ex., durée du contrat, loyer, exécution et fin du contrat) à partir des données que nous avons créées à votre sujet. À cet égard, nous nous en tenons à la procuration que vous avez donnée au courtier. Les courtiers sont tenus par la loi et contractuellement de respecter les dispositions de la loi sur la protection des données.

Nous pouvons aussi transmettre vos données à des services officiels, tribunaux et autres autorités en Suisse et à l’étranger, si nous y sommes légalement tenus ou autorisés, ou si cela paraît nécessaire pour préserver nos intérêts. En font partie le respect des obligations légales de communiquer (p. ex. communication des augmentations de loyer et autres modifications unilatérales du contrat par le bailleur), la défense des droits (p. ex. demande d’annotation d’un bail au registre foncier), la défense contre les créances et le respect des exigences légales (p. ex. dans le cadre de procédures administratives, judiciaires, préjudiciaires et extrajudiciaires et dans le cadre des obligations légales d’informer et de collaborer).

Une communication de données a également lieu lorsque nous obtenons des informations de la part de services publics (par exemple dans le cadre de la vérification d’une adresse).

Lorsque nous vérifions votre solvabilité à l’aide de sociétés de renseignements économiques et lorsque nous mandatons des sociétés de recouvrement (p. ex., pour réclamer des paiements en souffrance), nous pouvons rendre vos données accessibles à ces entreprises (concernant les modifications du comportement de paiement survenant avant et pendant la durée du contrat). Dans ce contexte, notre intérêt légitime est d’éviter les retards et les défauts de paiement du loyer. Ces entreprises enregistrent les données vous concernant et peuvent les communiquer à un autre cocontractant dans le cadre de leur activité, dans la mesure où ce dernier fait état d’un intérêt légitime pour le transfert de données au cas par cas.

Si un autre locataire de l’immeuble de votre logement en location demande à consulter l’état locatif pour vérifier l’admissibilité de son loyer ou d’une augmentation de loyer, nous pouvons le lui communiquer. Le cas échéant, vos données peuvent également y figurer (p. ex., le loyer, la date d’emménagement).

Vos données peuvent en outre être communiquées à d’autres destinataires (p. ex., artisans, assureurs, concierges, fournisseurs, gestionnaires, banques, planificateurs, entreprises de télécommunication et d’informatique, évaluateurs immobiliers, partenaires de solutions énergétiques et de facturation, parties prenantes à des procédures judiciaires ou acquéreurs de valeurs patrimoniales ou de secteurs d’activité de Baloise) aux fins susmentionnées. Les autres personnes sont notamment les destinataires d’un paiement, les mandataires, les banques correspondantes, les autres établissements financiers et les autres entités impliquées dans un acte juridique.