Datenschutzinformation bei Helvetia

In der Helvetia Baloise Gruppe gibt es für die hier beschriebene Datenbearbeitung die unten aufgeführten verantwortlichen Stellen. Die jeweils für Ihren konkreten Fall verantwortliche Stelle ist diejenige, die Sie mit der vorliegenden Datenschutzinformation kontaktiert hat.

• Helvetia Baloise Holding AG, Aeschengraben 21, 4051 Basel
• Helvetia Schweizerische Versicherungsgesellschaft AG, Dufourstrasse 40, 9000 St. Gallen
• Helvetia Schweizerische Lebensversicherungsgesellschaft AG, St. Alban-Anlage 26, 4052 Basel
• Pensionskasse der Helvetia Versicherungen, Dufourstrasse 40, 9001 St.Gallen
• Ergänzungskasse der Helvetia Versicherungen, Dufourstrasse 40, 9001 St.Gallen
• Helvetia Service AG, Zürichstrasse 130, 8600 Dübendorf
• Baloise Asset Management AG, Aeschengraben 21, 4051 Basel
• Vorsorgestiftung der Baloise Versicherung AG, Helvetia Schweizerische Versicherungsgesellschaft AG, Dufourstrasse 40, 9000 St. Gallen
• Drei Linden Immobilien AG, c/o Helvetia Schweizerische Versicherungsgesellschaft AG, Dufourstrasse 40, 9000 St. Gallen
• Baloise Swiss Property Fund, c/o Baloise Asset Management AG, Aeschengraben 21, 4051 Basel

(nachfolgend «Helvetia» oder «wir» genannt)

Bei Fragen zum Thema Datenschutz und zu den Rechten betroffener Personen können sich betroffene Personen mit dem Stichwort Datenschutz an Helvetia wenden. Damit erreichen sie den Datenschutzberater oder die Datenschutzberaterin bzw. den betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder die betriebliche Datenschutzbeauftragte von Helvetia.

Helvetia Versicherungen

Datenschutz
St. Alban Anlage 26
4002 Basel

Tel.: +41 58 280 10 00
E-Mail: datenschutz@helvetia.ch

Im Vorfeld eines Vertragsabschlusses bearbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung des Mietbewerbungsverfahrens, um Ihnen die gewünschte Besichtigung des Mietobjektes und die entsprechende Beratung anzubieten sowie um Sie in diesem Zusammenhang zu kontaktieren. Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, um beispielsweise einen Besichtigungstermin zu vereinbaren, oder Fragen zu einem Mietobjekt haben, bearbeiten wir Ihre Daten je nach Gegenstand Ihrer Anfrage. Dabei können wir auf Ihre bereits bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zurückgreifen.

Im Rahmen der Anbahnung eines Mietvertrags werden Personendaten – insbesondere Stammdaten, Vertragsdaten und Kommunikationsdaten – von Mietinteressenten erhoben, oder sie ergeben sich aus einer Kommunikation. Bewerben Sie sich als Mieter einer unserer Objekte, benötigen wir Ihre Angaben zudem zur Einschätzung und Beurteilung des von uns zu übernehmenden Risikos (gegebenenfalls auch unter Beizug von Dritten, z.B. Gesellschaften der Helvetia Baloise Gruppe). Für den Abschluss des Mietvertrags können wir unter anderem Angaben zu Ihrer Person (z.B. Angaben zur Identität und zur Staatsangehörigkeit), Angaben zu Ihren finanziellen Verhältnissen und Ihrer Solvenz (z.B. Angaben zu Beruf, Einkommen, Arbeitgeber und hängigen Betreibungen), Angaben zu Ihren Wohnverhältnissen (z.B. Probleme während des Mietverhältnisses und Grund der Auflösung des Mietverhältnisses, Anzahl Mitbewohner und Nutzungszweck) sowie Angaben zu Haustieren und Musikinstrumenten erheben und bearbeiten. Ebenfalls im Zusammenhang mit dem Vertragsabschluss können Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte sowie, bei den vom Mieter angegebenen Personen, Referenzauskünfte eingeholt werden.

Kommt die Vertragsbeziehung zustande, bearbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung des Vertragsverhältnisses, insbesondere zur Erbringung und Einforderung vertraglicher Leistungen, z.B. zur Verwaltung der Mieterbeziehung, zur Rechnungsstellung sowie zur Kommunikation mit Ihnen. Dazu gehören auch die Beratung und Mieterbetreuung, die Durchsetzung von Rechtsansprüchen aus Verträgen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.) sowie die Buchführung und die Beendigung von Verträgen. Wir bearbeiten in diesem Rahmen insbesondere Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten.

Kommt die Vertragsbeziehung nicht zustande, so können wir Sie mit Ihrer Einwilligung während eines Jahres in eine Warteliste oder Interessentendatenbank für weitere Mietobjekte aufnehmen.

Falls Sie keine Aufbewahrung Ihrer Daten zu diesem Zweck wünschen, können Sie eine Einwilligung verweigern oder widerrufen (siehe Kontaktadresse in Ziffer 9).

Bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, z.B. im Verhältnis zu externen Makler- und Verwaltungsgesellschaften, die unsere Mietobjekte betreuen, bearbeiten wir ebenfalls insbesondere Stamm- und Vertragsdaten zur Vertragsanbahnung und -abwicklung.

Zur Verwaltung und Bewirtschaftung unserer Immobilien sowie deren technischen Anlagen und Einrichtungen können wir Ihre Daten bearbeiten. Diese benötigen wir insbesondere zur Liegenschaftsbuchhaltung sowie um mit Mietinteressenten und Mietern zu kommunizieren, (Erst-)Mieter zu gewinnen, Mietverträge abzuschliessen, abzuwickeln und aufzulösen, Mietobjekte zu besichtigen und zu übergeben, Namensschilder zu bestellen, Mieterwechsel zu melden, Mieter während des Mietverhältnisses zu betreuen, Wohnungsprotokolle und Mieterspiegel zu erstellen, den Mieterlebensweg zu begleiten, Liegenschafts- und Vermietungsdokumentationen zu pflegen, Kautionsvereinbarungen abzuschliessen und Kautionskonten zu eröffnen, den Zahlungsverkehr abzuwickeln, Betreibungen einzuleiten, Ansprüche vor Gerichten und Behörden geltend zu machen und durchzusetzen, Störungen zu beheben und Servicebestellungen zu erfassen, zu beauftragen oder zu erledigen. Zur Durchführung von Sicherheitskontrollen, Reparaturen, Instandsetzungs-, Instandhaltungs- und Modernisierungsarbeiten sowie zur Schadenmeldung, -behebung und -abwicklung können wir Ihre Daten auch an Dritte weitergeben (z.B. Handwerker, Versicherer, Hauswart). Im Einzelfall kann es notwendig sein, dass wir oder Dritte (z.B. Bewirtschafter, Planer, Netzbetreiber) Zugang zu Ihrem Mietobjekt erhalten. Zu Beweis- und Dokumentationszwecken können von Schäden am oder im Mietobjekt Fotos- oder Videoaufnahmen gemacht werden (z.B. Bildaufnahme von Schimmelschaden). Zum Zwecke der Prüfung und Zuteilung des Netzanschlusses können wir Ihre Daten auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bearbeiten sowie Telekommunikations- und IT-Unternehmen offenlegen. Wir bearbeiten zu diesem Zweck insbesondere Ihre Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten sowie Daten aus Abrechnungen, Protokollen, Akten, Foto- und Videoaufnahmen.

Zur Gewährleistung einer reibungslosen Verwaltung unserer Immobilien können wir Ihre Daten im Rahmen des Asset- und Portfoliomanagements im Bereich Immobilien bearbeiten. Die konkreten Zwecke der Datenbearbeitung ergeben sich aus der jeweiligen Dienstleistung (z.B. Erstellung von Bedarfsanalysen, Bewertungen und Auswertungen, Vermögensverwaltung und -betreuung). Zur Optimierung unserer Investment-, Portfolio- und Risikomanagementstrategie können wir Angaben zu Ihrer Person und Kontaktinformationen an Immobilienbewerter weitergeben, welche vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Dabei bearbeiten wir insbesondere Ihre Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten.

Im Prozess rund um den Verkauf unserer Immobilien verwenden wir Ihre Daten unter anderem für die Erstellung von Verkaufsdossiers, das Aufsetzen des Kaufvertrags mit einem Notar, die öffentliche Beurkundung und die Übergabe des Objekts. Dabei bearbeiten wir insbesondere Stamm- und Vertragsdaten (z.B. Mietvertragsdaten, Kaufvertragsdaten, Daten aus privatrechtlichen Vereinbarungen, Daten aus Reglementen einer Stockwerkeigentümergemeinschaft), Angaben aus öffentlich zugänglichen Registern (z.B. Grundbuchauszügen) sowie Angaben aus Mieterspiegeln (z.B. Name, Mietzins, Einzugsdatum). Wir bearbeiten zu diesen Zwecken insbesondere Ihre Stamm- und Vertragsdaten.

Im Rahmen der Planung und Realisierung von Bauprojekten sowie unter anderem bei der Mängelbehebung, Gebäudezustandsanalyse, Bauadministration, Submission und Vergabe von Aufträgen bearbeiten wir und beauftragte Dritte insbesondere Angaben zu Ihrer Person (z.B. Anschrift, Name, Adresse) sowie Angaben zu Ihrem Bankkonto (z.B. Bankkontonummer), um mit Ihnen in Kontakt zu treten und allfällige Inkonvenienzentschädigungen auszubezahlen.

Wir können Ihre Daten bearbeiten, um Ihnen unsere intelligente Ladelösung für Elektromobilität anzubieten sowie um gegebenenfalls eine Ladestation in Betrieb zu setzen und zu unterhalten. Zur Bereitstellung einer gebrauchsfähigen und sicheren Ladestation sowie zur Rechnungsstellung und zum Support können wir Ihre Daten an Dritte, insbesondere an unsere mit der Lieferung und Abrechnung von Energie beauftragten Partner, weitergeben, welche vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (bei den betreffenden Daten handelt es sich z.B. um Name, Adresse, Nummer der Ladestation, Art des Ladevorgangs). Zu diesen Zwecken bearbeiten wir insbesondere Ihre Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten sowie Daten, welche Zeitpunkt, Ort und Dauer des Ladevorgangs betreffen.

Zur Verhinderung von Sachbeschädigungen und zum Schutz von Personen können wir Videokameras und andere Überwachungssysteme (z.B. Einbaukamera im Panel der Klingelknöpfe) einsetzen sowie die entsprechenden Aufnahmen einsehen und auswerten. Diese Systeme werden gegebenenfalls so installiert, dass nur die für diesen Zweck notwendigen Bilder aufgenommen werden. Die Mieter und weitere die betroffene Liegenschaft betretende Personen werden mit einem Hinweisschild auf die Videoüberwachung aufmerksam gemacht.

Daten, welche wir für statistische Auswertungen und Datenanalysen benötigen, werden aggregiert und ermöglichen keinen Rückschluss mehr auf Ihre Person. Die aggregierten Daten werden für die Erstellung von mieterspezifischen Statistiken oder für themenspezifische Auswertungen und Datenanalysen sowie für den Portfolioreport benötigt. Die Daten aller bestehenden Verträge – ebenfalls ohne Möglichkeit des Rückschlusses auf Ihre Person – nutzen wir zudem für die Erfüllung unserer mietvertraglichen Verpflichtungen, eine Betrachtung des gesamten Mieterstamms sowie für das Reporting von Energiedaten (z.B. im Rahmen der CO2-Reduktion).

Wir können Ihre Daten dazu verwenden, Ihnen Werbung über unsere Produkte und Leistungen sowie diejenigen der zur Helvetia Baloise Gruppe gehörenden Gesellschaften und Kooperationspartner zuzustellen, z.B. in Form von Newslettern oder anderen regelmässigen Kontakten (per E-Mail oder per Post, telefonisch oder im Rahmen von weiteren Marketingaktionen wie z.B. Wettbewerben, Events). Dazu verwenden wir insbesondere Ihre Kommunikationsdaten.

Damit unsere Angebote Ihren Bedürfnissen und Interessen besser entsprechen, personalisieren wir einige unserer Mitteilungen, um eine individuelle Ansprache zu ermöglichen. Wir verknüpfen dazu insbesondere Stamm-, Vertrags-, Verhaltens- und Kommunikationsdaten – und ermitteln Präferenzdaten als weitere Grundlage der Personalisierung. Wir können auch Interessenprofile über Sie erstellen und Sie in Werbegruppen einteilen.

Falls Sie keine Bearbeitung Ihrer Daten zu Marketingzwecken wünschen, können Sie uns dies mitteilen (siehe Kontaktadresse in Ziffer 9).

Wir sind bestrebt, unsere Dienstleistungen kontinuierlich weiterzuentwickeln, um dadurch Ihren Bedürfnissen zu entsprechen. Wir kontaktieren Sie daher zu Marktforschungszwecken und verwenden die Ergebnisse in anonymisierter Form für diverse Fragestellungen im Unternehmen. Für die Feststellung der Mieterzufriedenheit können wir Sie zu Ihren Erfahrungen mit uns befragen. Ihre Antworten verwenden wir auch, um Sie persönlich zu kontaktieren, Ihre Anliegen aktiv zu bearbeiten und unsere internen Prozesse zu verbessern. Wir erheben, speichern und bearbeiten Ihre Daten zudem für die Evaluation, Verbesserung und Neuentwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen. Dabei analysieren wir, welche Produkte von welchen Personengruppen genutzt werden und welche Anpassungen zukünftig nötig wären. Die Ergebnisse dieser Analysen werden weitgehend in pseudonymisierter oder anonymisierter Form durchgeführt. Dazu bearbeiten wir die vorher beschriebenen Stamm-, Verhaltens- und Präferenzdaten sowie auch Kommunikationsdaten.

Zur Einhaltung von Gesetzen und regulatorischen Verpflichtungen (z.B. Geldwäschereiabklärungen, internationaler Steueraustausch) müssen wir Ihre Daten näheren Abklärungen (z.B. im Hinblick auf Identität, wirtschaftliche Berechtigung an Geldern oder Beteiligungsverhältnisse an Unternehmen sowie zum automatisierten Abgleich mit externen Watchlisten) unterziehen und teilweise innerhalb der Helvetia Baloise Gruppe austauschen. Wir können in bestimmten Fällen verpflichtet sein, Meldung an Behörden zu erstatten oder Unterlagen offenzulegen. Im Rahmen von internen und externen Ermittlungen, z.B. durch Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörden oder eine beauftragte private Stelle, können Personendaten von Ihnen bearbeitet werden.

Wir können Ihre Daten auch für weitere Zwecke, namentlich im Rahmen unserer internen Abläufe und unserer Administration, bearbeiten. Hierzu gehören Schulungs-, Ausbildungs- und Administrativzwecke (etwa die Verwaltung von Stammdaten, die Buchhaltung, die Datenarchivierung und die Verwaltung sowie laufende Verbesserung der IT-Infrastruktur), die Wahrung unserer Rechte (z.B. um Ansprüche gerichtlich, vor- oder aussergerichtlich und vor Behörden im In- und Ausland durchzusetzen oder uns gegen Ansprüche zu verteidigen, etwa durch Beweissicherung, rechtliche Abklärungen und die Teilnahme an gerichtlichen oder behördlichen Verfahren) sowie die Evaluation und Verbesserung interner Abläufe. Im Rahmen der Unternehmensentwicklung können wir auch Geschäfte, Betriebsteile oder Unternehmen an andere Unternehmen verkaufen oder von solchen erwerben oder Partnerschaften eingehen, was ebenfalls zum Austausch und zur Bearbeitung von Daten aus dem Mietverhältnis führen kann.

Sofern es für den Vertragsabschluss bzw. die Vertragsabwicklung notwendig ist, kann ebenfalls ein Datenaustausch mit anderen zur Helvetia Baloise Gruppe gehörenden Gesellschaften («Gruppengesellschaften») stattfinden.

Zur Einhaltung von gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. im Zusammenhang mit Abklärungen zur Bekämpfung der Geldwäscherei) übermitteln wir teilweise ebenfalls Daten an Gesellschaften der Helvetia Baloise Gruppe (siehe Ziffer 4.10).

Wir verwenden Ihre Kontaktdaten sowie Vertragsgrunddaten auch für auf Sie zugeschnittene Angebote zu Produkten und Leistungen der Gruppengesellschaften sowie anderer zur Baloise Gruppe gehörenden Unternehmen in der Schweiz. Sie nehmen zur Kenntnis, dass wir diesen Gesellschaften dazu die vorstehend genannten Daten zugänglich machen können.

Um Ihnen Angebote zu Produkten und Dienstleistungen zu unterbreiten oder dafür zu werben, können wir Ihre Stamm- und Vertragsdaten sowie Verhaltens- und Präferenzdaten auch innerhalb der Helvetia Baloise Gruppe (z.B. Baloise Bank) für die Kontaktaufnahme und das Angebot von individuellen Angeboten weitergeben.

Falls Sie keine Verwendung oder Weitergabe Ihrer Daten zu diesen Zwecken wünschen, können Sie uns dies mitteilen bzw. eine Einwilligung verweigern oder widerrufen (siehe Kontaktadresse in Ziffer 9).

Sie können die Liste der Gesellschaften der Helvetia Baloise Gruppe über die in Ziffer 9 unten angegebene Adresse oder E-Mail-Adresse anfordern.

Um die effiziente und sorgfältige Verwaltung unserer Immobilien sicherzustellen, können wir Aufgaben, insbesondere im Rahmen der administrativen, technischen und finanziellen Verwaltung, an rechtlich selbstständige Unternehmen im In- und Ausland – einschliesslich «Datenverarbeitern» – übertragen (z.B. Vermögensverwalter, Vermittler, Treuhänder, Asset- und Portfoliomanager, IT-Hardware, Software, Beratungsdienstleister). Dabei werden gegebenenfalls die bei uns über Sie angelegten Daten zu den in Ziffer 4 genannten Zwecken weitergegeben. Diese Dienstleister werden vertraglich verpflichtet, sich an unsere festgelegten Zwecke der Datenbearbeitung sowie an das anwendbare Datenschutzrecht zu halten.

Wenn wir Ihre Daten an Dienstleister übermitteln, welche in unserem Auftrag Daten bearbeiten (sogenannte «Datenverarbeiter»), treffen wir Massnahmen, um sicherzustellen, dass unsere regulatorischen Standards eingehalten werden und Ihre Daten angemessen geschützt sind. Unsere Dienstleister sind verpflichtet, einer Reihe von technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen zu entsprechen (z.B. Massnahmen bezüglich Informationssicherheitsmanagement, Informationssicherheitsrisikobewertung, Informationssicherheit). Soweit vertraglich oder gesetzlich vorgesehen, können solche Dienstleister ihrerseits zu den gleichen Bedingungen Dritte beiziehen.

Beim Verkauf unserer Immobilien können wir allfälligen Kaufinteressenten oder Käufern Ihre Daten offenlegen, sofern diese Aufschluss über einen wertbildenden Faktor, wie beispielsweise die Art und Zusammensetzung der Mieter, die Auslastung der Immobilie sowie die Höhe der Mietzinse, geben und das Verkaufsobjekt zur Abgabe eines verbindlichen Angebots von der potenziellen Käuferschaft im Detail geprüft werden muss. Insbesondere können wir dabei Angaben aus Mietverträgen, Mieterspiegeln, Liegenschafts- und Mieterdokumentationen an Kaufinteressenten oder Käufer weitergeben.

Im Rahmen der Neuvermietung eines Mietobjekts legen wir, gestützt auf Ihre Einwilligung zur Organisation und Durchführung von Wohnungsbesichtigungen, Ihre Daten (z.B. Name, Telefonnummer, Adresse) allfälligen Mietinteressenten offen. Dies kann auch über die Anbieterin einer digitalen Plattform geschehen, die den Wiedervermietungsprozess erleichtert.

Wenn Sie daran interessiert sind, Mobiliar an einen neuen Mieter weiterzugeben, können wir diesem mit Ihrer Einwilligung Ihre Kontaktdaten mitteilen, damit er Sie diesbezüglich kontaktieren kann.

Falls Sie hinsichtlich Ihres Mietvertrags von einem Makler betreut werden, erhält dieser die für Ihre Betreuung und Beratung sowie die Vermarktung unseres Mietobjekts notwendigen Angaben (z.B. Vertragslaufzeit, Mietzins, Vertragserfüllung und -beendigung) aus den bei uns über Sie angelegten Daten. Wir halten uns dabei an Ihre dem Makler gegenüber erteilte Vollmacht. Makler sind gesetzlich und vertraglich verpflichtet, die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes zu beachten.

Ihre Daten können wir auch an Amtsstellen, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen als erforderlich erscheint. Dazu gehören die Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. Mitteilung von Mietzinserhöhungen und anderen einseitigen Vertragsänderungen durch die Vermieterschaft), die Wahrnehmung von Rechten (z.B. Anmeldung zur Vormerkung eines Mietverhältnisses im Grundbuch), die Abwehr von Forderungen und die Erfüllung rechtlicher Anforderungen (z.B. im Rahmen behördlicher, gerichtlicher sowie vor- und aussergerichtlicher Verfahren und im Rahmen gesetzlicher Informations- und Mitwirkungspflichten).

Eine Datenbekanntgabe erfolgt auch, wenn wir von öffentlichen Stellen Informationen beziehen (z.B. bei der Überprüfung einer Adresse).

Bei der Prüfung Ihrer Bonität mit Hilfe von Wirtschaftsauskunfteien und bei der Beauftragung von Inkassogesellschaften (z.B. zur Einforderung von ausstehenden Zahlungen) können wir diesen Unternehmen Ihre Daten (betreffend vor und während der Vertragslaufzeit eintretende Veränderungen des Zahlungsverhaltens) zugänglich machen. Dabei besteht unser berechtigtes Interesse darin, Zahlungsverzüge und -ausfälle des Mietzinses zu vermeiden. Diese Unternehmen speichern die Daten zu Ihrer Person und können diese im Rahmen ihrer Tätigkeit einem anderen Vertragspartner mitteilen, sofern dieser ein berechtigtes Interesse an der Datenübermittlung im Einzelfall glaubhaft dargelegt hat.

Wenn ein anderer Mieter der Liegenschaft Ihres Mietobjekts Einsicht in den Mieterspiegel verlangt, um die Zulässigkeit seines Mietzinses bzw. einer Mietzinserhöhung zu überprüfen, können wir ihm diesen offenlegen. Darin können sich gegebenenfalls auch Ihre Daten befinden (z.B. Mietzins, Einzugsdatum).

Ihre Daten können zu den vorerwähnten Zwecken zudem weiteren Empfängern (z.B. Handwerkern, Versicherern, Hauswarten, Lieferanten, Bewirtschaftern, Banken, Planern, Telekommunikations- und IT-Unternehmen, Liegenschaftsbewertern, Partnern von Energie- und Abrechnungslösungen, Beteiligten in Gerichtsverfahren oder Erwerbern von Vermögenswerten oder Geschäftsbereichen der Baloise) bekannt gegeben werden. Weitere Personen sind insbesondere Empfänger einer Zahlung, Bevollmächtigte, Korrespondenzbanken, andere Finanzinstitute und weitere an einem Rechtsgeschäft beteiligte Stellen.